第十一单元 哈佛经理手册


第04章 哈佛经理会议问题分析

 

  最好的控制便是避免丧失控制。主席控制会议的最佳举措,便是预防各种问题的发生。一旦无法避免问题的发生,则主席应讲求正确的对付办法。

  一般而言,最容易令会场丧失控制的问题有以下八种:

  与会者的发言离题。

  与会者间交头接耳。

  与会者分心。

  (4)与会者之间发生争论。

  (5)少数人垄断会议。

  (6)与会者显露不安并急于离席。

  (7)与会者拒绝参与。

  (8)主席自己离题。现将以上八种问题的肇因、预防措施及补救途径扼要地陈述如下:

  与会者发难

  1原因

  对会议目标或讨论主题不清楚。

  (2)过度关心某些问题,或基于某些迫切的需要而在无意中离题。

  2预防澄清会议的目标与讨论的主题。

  3补救

  (1)主席应具高度的敏感性,以分辨离题的发言。

  (2)主席以未能澄清会议目标或讨论主题而当众致歉。举例来说,主席应宣称:“你的发言有点偏离主题,那一定是因为我没有将会议目标或讨论主题诉说清楚。容许我再把会议目标及目前的讨论主题复诵一次……”

  (3)主席可以技巧地问发言离题者,他的发言究竟与讨论主题或会议目标有何关系。运用这种技巧的时候,主席在态度、措辞、语气及面部表情上,均应刻意避免令离题的与会者感到主席是在讽刺他或挖苦他。

  (4)主席可以技巧地将离题者的言述挡在一边。譬如主席可这么说:“刚刚你提到的这个问题显然非常重要,但是它跟我们的会议目标及讨论主题似乎并没有太大关系。假如你不介意,我希望将它留待会后再详谈。”

  与会者分心

  1原因

  (1)对会议目标及讨论主题不清楚。

  (2)感到沉闷无聊。

  (3)会议中所涉及的某些问题或意见触发他们交谈。

  (4)外界环境干扰。

  (5)对会议内容缺乏兴趣。

  2预防

  (1)澄清会议的目标与讨论的主题。(2)令与会者感到会议有益及有趣。(3)慎选会议时间及地点。

  3补救

  (1)尽管主席能够确定与会者的交谈与讨论中的主题毫无关系,主席都应先假定他们的交谈与讨论中的主题有关;然后问交谈者愿不愿意说出他们的看法,以便令其他与会者也能分享他们的看法。

  (2)作短暂的停顿,甚或稍作休息。

  (3)如多数的与会者都分心,则暂停会议,等造成分心的原因消失了再续会。

  (4)如少数的与会者分心,则主席可不予理会,亦可就本身的发言作短暂的停顿。

  与会者争议

  1原因

  (1)对会议目标或讨论主题不清楚。

  (2)对会议过程中的某些问题,具有不同的看法或感受。

  (3)凭会议而相互发泄相互间的不满,甚或借会议而相互挑衅。

  2预防

  (1)澄清会议的目标与讨论的主题,以避免离题的争论。

  (2)事先强调这样的观念:“真正重要的是:什么是对的,而非谁是对的。”这个观念有助于避免题内的争论。

  3补救

  (1)倘若争论是离题的,则立刻制止,并复述会议的目标与讨论的主题。

  (2)倘若争论是题内的,则:①先强调“什么是对的”远比“谁是对的”更加重要,然后将注意力集中在论点本身,不再理会人物本身。②征求沉默的与会者的意见。③主席显示自己的个人观点或个人立场。

  与会者拒绝参与

  1原因(1)怯场。(2)感到气氛不对。(3)不喜欢主席对待某些与会者的态度——如令某些与会者感到难堪。

  (4)会议不具实效。

  2预防

  (1)创造和谐的气氛。

  (2)切莫令参与意见的人感到难堪

  (3)令会议具实效。

  3补救

  (1)倘若与会者因感到沉闷而拒绝参与,则主席应鼓动其兴趣。

  (2)倘若与会者因怯场而拒绝参与,则主席应设法排除该种心理障碍。

  (3)倘若与会者人数众多,则采取分组讨论方式进行。主席可将与会者分成若干组,每组以不超过六人为原则。每组选定一位组长主持议案的讨论,每组另选定一位成员负责讨论结果的记录工作。分组讨论结束之后,由各组指派一位成员,代表该组向全体与会者报告讨论成果。按此种方式进行,与会者拒绝参与讨论的现象将一扫而空;因为:

  ①分组讨论时人数较少,与会者怯场的程度可大幅降低。

  ②各组须要轮流向全体报告讨论成果,这含有竞争的成份在内。因此在荣誉感的鼓动下,各组成员将会比较认真地进行议案的讨论。

  ③代表各组发言的人的心理负担可以大大减轻,因为他所发表的意见无论是好还是坏,是成熟还是不成熟,都不是他本人的意见,而是整组人的意见。

  与会者情绪变化

  1原因

  (1)会议逾时。

  (2)与会者有其它事要办。

  (3)会议不具实效。

  2预防

  定立会议的结束时间,并准时结束。

  (2)如会议可能无法按预定时间结束,则事先言明。

  (3)选择符合与会者希望的会议时间。

  (4)令会议具有实效。

  3补救

  (1)结束会议并安排续会的时间。

  (2)休息。

  (3)以小故事、挑战性问题或节奏的改变,重鼓与会者的兴趣。

  少数人垄断会议

  1原因

  (1)多数人并不积极参与。

  少数人思考快速,善于表达,且对会议表现热忱。

  少数人好求表现。

  2预防

  (1)开会之前鼓励所有与会者都积极参与。

  (2)如已知某人可能垄断会议,则事先与他疏通并请他节制。

  (3)报名发问。

  (4)要求轮流发言。

  3补救

  (1)巧妙地阻止。比方说,告诉垄断者:“你的宝贵意见我们已经听了很多,而且我们也都能够领会你的意思。让我们也听听其他与会者是否有其它的看法,好不好?”

  (2)指派工作给喜欢垄断会议的人去做。

  (3)故意将视线避开垄断者,以免令他误以为主席仍想听取他的意见。

  主席自己离题

  1原因

  (1)资料准备不充分。

  (2)与会者发言离题,导致主席本身发言也离题。

  2预防

  (1)主席本身应充分地准备资料。

  (2)主席应随时考虑与会者的发言是否离题。

  3补救

  (1)主席应鼓励与会者随时指出其离题的坏习惯。

  (2)主席一发觉自己离题,应即刻向与会者致歉并改正。