第十一单元 哈佛经理手册


第03章 哈佛经理会议准备

 

  会务准备

  主席应如何控制会议以增进其实效?谈到控制,管理学界有这么一句脍灸人口的名言,可供作参考:最好的控制便是避免丧失控制!为了避免对召开的会议丧失控制,主席应在开会之前做妥准备工作。就一般性的会议而言,开会之前的准备工作至少包括下列八项:

  (1)会议目标的设定;

  (2)与会者的选择;

  (3)会议时间的选择;

  (4)会议地点的选择;

  (5)会议场地的布置;

  (6)议程的指定;

  (7)会议通知的派发;

  (8)开会前的最后审查。

  会议目标的设定

  决定召开会议之后的第一项最重要的准备工作,便是设定会议目标。良好的会议目标应符合四项要求:

  1.会议目标必须用书面列明

  许多会议主持人在规划会议的时候,都以为没有必要将目标写出来。他们常说他们已将目标记在脑中,而且只要他们时常想起它们,则是否诉诸文字,将不会产生任何实质上的差别。其实,这是一种似是而非的论断。用书面方式写下会议目标,可以产生三种好处:第一、有助于目标内涵澄清;第二、书面目标较不容易被遗忘;第三、当目标种类繁多时,以书面写下比较容易调和它们之间的潜在矛盾。

  2.会议目标必须切合实际

  所谓切合实际,即指具有实现的可能。但是“会议目标必须切合实际”这句话,并不意味会议目标应该是容易实现的。事实上,一种不是轻易能够实现的目标,对目标的追求者才具有真正的挑战性。这即是说,会议目标不但应具有相当的挑战性,而且也应该有被实现的可能。

  3.会议目标必须具体而且可以衡量

  含糊笼统的目标极难充作行动的指南。例如某单位主管因为感到该单位产品不良率过高,而决定开会研讨降低产品不良率方案。倘若他将会议目标认为“探讨如何降低产品的不良率”,则该目标肯定难以充作与会者提供意见的指南,因为他没有具体地指出产品的不良率应降低多少,以及应在多长的时间内达到这个结果。但若他将会议目标改订为“探讨如何在十月底之前令产品不良率由目前的5%降低至3%”,则上述缺点将不复存在。

  4.会议目标所表明的必须是“应实现什么”,而非“应做什么”

  “应做什么”是以主席为本位,而“应实现什么”则是以成果为本位。以主席为本位的目标,远不如以成果为本位的目标那样具有实效。例如当会议目标被订为“向员工宣传新的告假程序”时,主席可能只会照本宣科一番而草草了事,但若会议目标被订为“令员工了解新的告假程序”,则主席将不能不关心员工对新的告假程序,是否已真正了解。

  与会人员的选择

  会议目标设定之后,紧接着便决定与会的人选。主席原则上只应考虑邀请下列两类人士与会:

  1.对实现会议目标有潜在贡献的人

  会议既然是以目标的实现为导向,因此主席在决定与会者人选之际所应优先考虑的,便是邀请对实现会议目标有潜在贡献的人参与。但这并不意味这些人非出席会议不可,因为主席有时可以在会议之前约见他们,并征求他们的意见。这样做,将可免除他们出席会议。

  2.能够因参与会议而获得好处的人

  让这些人参与会议,固然有助于会议功能的发挥,但主席也可故意不邀请他们参与,而只在会议之后,将开会的结果通知他们。

  主席对于难以分辩是否应该邀请的人士,最好能采取“宁可邀请,而不排斥”的原则,邀请他们参加,以免遗漏。

  需要特别留意的是,与会者人数不宜太多。理由有三:

  (1)会议的成本非常昂贵,因此没有必要出席或列席的人士,尽量不要让他们参加。

  (2)在定好的会议时间内,与会者人数一多,则每一位与会者的平均参与机会将随之减少。

  (3)与会者人数一多,沟通将趋于困难。例如当与会者只有3个人的时候,沟通渠道只有6个;与会者增至4个人,沟通渠道增至12个;与会者增至8个人,沟通渠道增至56个;其余依此类推。沟通渠道越多,与会者对信息的掌握能力将越低。

  一般管理者所公认的较理想的与会人数,是5~7人。因为在这样的人数下,不但沟通不致发生困难,而且与会者普遍拥有较多的参与机会。倘若与会人数甚多,譬如多至20人以上,主席可以视实际需要而采取分组讨论方式,处理各种议案。

  一名员工每次参加企业会议,都会使公司受到某些方面的损失。因此,实用经济学要求每份邀请都必须有建设性作用。假如一个人并非必须参加会议,他的时间就能在其它方面为公司多作贡献。而且,没有兴趣的出席者会造成妨碍。

  要把每一位参加会议的人都看作资源。资源的利用应按照需要,而不是多多益善。一间拥挤不堪的房间可能使参加会议者泄气、不能实现自己的目的。

  为了从每个资源得到最大好处,管理部门既不能把与会者的责任和技能认为是当然的,也不能假定其个人目的和公司的目的一致。人们希望从会议得到的东西往往不是会议主持人所确定的会议目标。

  要把企业会议看成是一个若干个人的群体,他们必须互相影响以完成某项工作;不要单纯问谁应当参加,而要问为什么参加。下面是请你考虑的一些因素:

  (1)参加会议的人将在多大程度上涉及会议的行动后果?

  (2)这个人在中心议题的专门知识方面,是否确有需要或能有所贡献?

  (3)这个人以前对这种情况,有没有经验,或者与所涉及的议题或人物是否有特殊关系(例如代表某一特殊利益的小组)?

  (4)级别或地位是否适合于这个小组?(下级职员和他们的上司在一起参加的时候,心理上常会不自然,以至于影响他们反应的质量和真实性。)

  (5)假如要做决议,这个人是否能做(他不应是一个从属的人,这种人可能缺乏完整的全面知识和适当的权威)?(6)他是否具有行政或法律责任来进行审查或决定?

  (7)为帮助会议开得成功,这个人能不能通过抵制已知的意见以形成均势,提出一个不偏不倚的客观见解,或发挥评论者或媒介者的作用?

  (8)他的才能或职责是否与其他与会者重复?

  (9)由于某种理由,他或她的出席是否会妨碍会议的总体成效?

  (10)是否时间、工作量及其他因素都能使与会者安心参加全部会议,而不是人在心不在?

  出席人应当提前了解的事项

  1交通

  (1)谁预定飞机票?是个人,还是公司?

  (2)如果人们自己预定,他们找谁?是否用一个负责人的姓名,以便电话接线员一听就知道?

  (3)他们应计划在什么时候到达?

  (4)预定飞机票何时截止?

  (5)从飞机场到会议场所是否提供交通工具?谁提供?

  (6)如果不提供交通工具,个人如何自行安排交通?

  2会议场所——要几人同住一室吗?

  (1)如果是这样,能否挑选室友?还是和生人同住,以便人人都能多结识一些朋友?

  (2)人们能否指定禁止吸烟的房间(许多场所现有此种房间)或不吸烟的室友?

  (3)有无健身俱乐部?游泳池?高尔夫球场或网球场?其它娱乐设施?

  (4)人们是否须自备体育用具?

  3衣服

  (1)会议场所设施在门厅和餐室是否有衣着规定?

  (2)公司管理部门要求会议期间何种程度地遵守礼节或不拘礼节?

  (3)娱乐活动,有精致装饰的宴会或宴会是否需要特别衣着?

  4会议

  (1)人们是否应当携带卷宗或顾客记录?

  (2)会前是否有须完成的任务?

  会议时间的选择

  主席在选择会议时间时,首先应该考虑的便是自己的时间,此即能令自己获取充分准备以及方便自己作息的时间。这种作法并不表示主席是一位自我中心的人,因为主席既然是会议成败所系的关键性人物,在选择会议时间时,自然应以适合自己的时间为优先考虑。这是一种实事求是的作法。其次,主席也应该考虑方便与会者出席的时间,以及为与会者所喜爱的时间。倘若与会者对会议时间有所不满,则会议目标的实现,势必遭受不利的影响。

  会议时间必须包括起止时间。经验显示,绝大多数的会议都只列明开始的时间,而无结束的时间。这样的作法有两种严重的缺陷:

  (1)与会者无法对会后的工作预作规划。

  2)会议的效率势必降低,因为既然没有终止的时间,本来一个小时可以结束的会议,则可能被拖到三个小时才结束,这不幸应验了帕金森定律——工作将被延伸,以便填满可供完成工作的时间。为了避免上述两种缺陷,每一场会议都必须列明结束时间,而且都必须按照这个时间准备结束。就算有些会议——譬如说解决问题的会议——难以确切地把握结束时间

  但主席至少应指明会议大约会在哪一个时间结束。

  为了避免会议过分冗长,有些管理者故意将会议安排在距午餐、某种活动或是下班之前不久举行。这是一种可以考虑采取的方法。

  至于一场会议到底应为时多久,这虽无一致的看法,但多数的管理者均同意,以不超过一个半小时为限,因为一般人能保持注意力集中的时间,最长大概不超过一个半小时。(这大概也可以说明何以大多数电影的放映时间,都在一个半小时左右。)但若会议中所探讨的是极其严肃的或是极其困难的主题,则一场会议的时间以不超过一小时为宜。但这并不是说一场会议不能长到两小时以上,因为一旦议案多,则会议时间将不能不相应延长。但须注意的是:一场会议的时间超过一个半小时,则中途应腾出若干时间作休息之用。

  最后,我们还想提醒你:例如主席不坚守原定时间主持会议,则宁可另择时间开会,而不应轻易找人代为主持。重要的会议,更特别要遵守这个原则。

  会议地点的选择

  许多人在从事会议规划时,都以“方便”——主席的方便以及与会者的方便,作为选择开会地点的依据。这样做并不妥当,因为“方便”只是选择开会地点的诸种考虑之一。会议地点选择,至少应顾及下列七个条件:

  (1)场地必须有空档且可供使用。

  (2)场地必须够大以便容纳与会者及视听器材。有人认为平均每一位与会者若能拥有1.5米2的空间,才算理想。

  (3)必须拥有包括桌椅在内的适当家具。会议时间愈长,所使用的桌椅愈应令与会者感到舒服。不过,却不应该令与会者舒服到无心开会的地步。

  (4)必须拥有充足的照明及通风设备。

  (5)必须能免于声音、电话、访客等干扰,以防与会者分心。

  (6)必须令主席及与会者大致方便。

  (7)成本必须低廉。

  以上七个条件之中,前四个可视为任何会议地点的必备条件,缺一不可,但后三个条件则往往因相互冲突而无法同时具备。例如为节省开支及令与会者大致方便,主席将会议地点定在与会者办公室的附近。但是,由于会议地点太接近办公室,就会在会议进行中常有电话或访客的干扰。此外,与会者也常在会议进行中伺机进出会场。反过来说,倘若为了令与会者专心开会,主席遂将会议地点改在远离与会者办公的地方。但是会议地点遥远,不但令与会者感到不便,而且也令会议成本因而提高。许多管理者对会议地点的选择都有这样的共同认为:一般性的会议或是为时较短的会议,原则上应在与会者办公室附近召开,但是特别重要的会议或是为时较长的会议,则应选择远离与会者办公室的地方召开。

  1选择地点

  在其它条件相同的情况下,如果会期短,最佳会址是大多数参加者旅途最短的地方。如果会期较长,那么,旅途远近就不如主要商业中心或人们常去的地方重要。

  越来越多的机构发觉机构外的会址能增加会议成功的机会。有些企业报告说,多样化的会议地点能激发兴趣,并为常规功能增加新的方面。而且,它为会议的便利、服务工作和可能安排的项目提供更为广泛的范围。

  2考虑利用会议中心

  一下子解决许多后勤问题的好办法是在一个会议中心开会(不要混淆会议中心与大会中心,后者一般要大得多)。会议中心这个概念在过去十年中已臻完美,现在是开两百人以下会议的主要地方。

  美国典型的会议中心是康涅狄格州南贝里的哈里森会议中心。各种专家讨论会和专题讨论会在这里各开二天,平均参加人数为20~100人。会议在长达一年之前就需预定。设施有先进水平的会议中心和度周末的地方,备有二十间会议室,每间大小从二十到三千平方英尺不等。座位从十二个到二百二十五个不等,并可安排成剧场式、教室式、宴会厅式或讨论会式。

  典型的中心座落在没有大城市的汽车、飞机和行人交通干扰的地方。这种中心一般包括供会议用的一所有充足房间的旅馆,一个咖啡馆和一个餐馆。可以安排全套会议服务项目,包括就餐、客房、会议室、便笺本、铅笔、标准的视听器材、咖啡供应、以及供娱乐使用的设施等。

  注意:不管会议主持人是新手还是行家,他都会发觉和良好的会议中心共事可以减少许多计划难题。由于这种中心适合小型会议,它能估计到主持人的需要,从而减轻他所肩负的许多细节。而当把所有收据加到一起时,费用不一定更高。会议中心在各国已如雨后春笋般兴起,新的中心还在继续开办。最好的一些中心位于大城市附近的老房子里,但是要仔细选择。

  3及早提前预定

  在计划开始时就预定地点——如有必要,可以是暂时性的,这样做有百利而无一弊。最好的开会地点要及早预定。最受欢迎的开会地点时常要提前五年预定。围绕可供使用的场地和设施设计方案,比物色完全适合于既定方案的设施要容易。

  初步的寻找场地可以通过邮件进行,条件是你能提供你的要求细节的概要和拟议的各个日期。招标应包括下列各项:

  (1)活动的一般安排(附上以前类似活动的方案有助于场地管理部门参考)。

  (2)开会场地的要求——分别对圆桌讨论小组、群众大会、陈列区、宴会等提出要求;说明每项占用的具体时间,以及参加的人数等。

  (3)简述拟议的社交活动。

  (4)说明是否需要特殊场地、设备、伙食或人员条件。

  (5)套房、单人房间、双人房间各需若干,并说明与会者住宿的天数。

  你在和场地管理部门初步函商时,最好限于要求下列各项:可供多大场地、价格表及平面图。在预定大会地点时,大多数财务细节是可以磋商的。最终预定场地应以亲自视察建筑物为准,平面图可能靠不住,亲自视察实际结构装置。

  4彻底视察开会场地

  大会管理人和会议物质安排的负责人应视察拟议中的会议场地。适当的核对细目应包括下列各项:

  (1)检查考虑中的全部会议室或场地。不要认为任何两个房间都一样;要检查每个房间的物质条件,以发现不合适的照明或通风、不方便的休息室、妨碍安静的通道或出口、不恰当的场地分配及其他问题。如果怀疑一个房间是否能容纳会议要求的座位数字,就坚持试摆以核对容量。

  (2)随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备。特别要警惕所谓“二等”设备,因为有些旅馆把客人分为社会的和参加会议的。检查家具、床铺的质量以及全面清洁情况。

  (3)检查登记,会议管理以及其它后勤所在地。要便于进来的客人寻找,便于到达所有的会议地点,并有加锁的储藏处。

  (4)检查膳食供应。要求提供过去的各种菜单。在没有旅馆人员陪同下,检查每一个餐厅的一般伙食。注意服务质量和员工态度。

  (5)假如被指定的房间不在同一层楼,则须检查电梯的服务情况。参加者来往于各会议室是否会发生困难、造成延迟以及使会议停顿。

  (6)检查可得到的服务项目、营业时间和社交与娱乐活动的费用。

  (7)确定来往于会场及社区之间有无交通及停车便利。

  5签订书面合同

  会议和大会已经成为许多旅馆和会议中心的重要收入来源。他们渴望获得你的业务,渴望使你满意。大型会议几乎每一个方面都可以谈判:房租、宴会费用、会议场地、宣传邮件以及其它大量细节,都可以讨价还价。

  一旦谈妥一切细节,极为重要的是把口头协议变成书面形式,分别详列每项具体安排。你的最终合同或协议应包括如下的细节:

  (1)确定全部会议场地,包括每个房间的名称及可供使用的时间。餐桌座位安排、视听器材以及其它设备的图表都应草签并附于协议书。

  (2)确定保证的客房间数、房费表以及——如果是美国式——包括的伙食及服务。如有可能,应列入开会团体大多数人的到达和离去日期、房租起算和退租日期以及不受约束的客房退房日期。

  (3)确定由旅馆提供的免费商品和服务(例如会议室及其布置,特别装饰,欢迎会的音乐和酒,飞机场接机,特别的娱乐活动,工作人员伙食,电影放映员及其他额外人员)。

  (4)确定小费安排,包括用餐、整理房间的女工、共同使用的侍者及其他人员的拟议小费费率或者在房间全部帐单上增加一定的百分比作为服务小费。

  (5)确定任何特殊安装或改装,增加特别人员、服务或设施,并明确开支怎样负担。

  (6)确定预定和开票手续,包括你的单位为宾客承担财务责任的限度。

  (7)建立个人信贷,并列明应向参加者个人直接收取的费用。

  (8)指定可以取消预定而不向你单位收费的一段时间或最后期限。

  将协议细节——不管多么细微——写成书面合同的重要性,无论怎样强调也不为过分。随着会期临近,应经常与场地管理部门保持联系。人员、旅馆装修或其它变更都可能对会议计划产生重大影响。密切联络会有好处。

  6选定地点和时间的重要性

  没有一个时间或一个地点对所有的会议都是最佳的,但是对每一个集会来说,都有它的最佳时间和最佳地点。要确定一个大家都方便的时间,应在安排之前和主要的参加者联系。任意安排的会议对一些参加者可能不便;在这种情况下,或者是他们的正常工作,或者是会议本身会遭到损失。每日的不同时间对机警程度和精神集中程度会有影响:下班以后开会容易身心疲倦、与个人计划冲突,而饭后立即开会则正赶上感受能力低的时候。

  还要记住,拖长开会时间导致效果递减,那些以鼓励创造性思维为目的的会议尤为如此。

  一般说来,少开会比多开会好,但是“开足够的会”的含义,取决于实用目的。当会议目的是协调或检查时,定期安排比随时召开好:在重要项目的最后阶段,则每天开会可能是恰当的。

  7会议室

  会议效果常常受到会议地点和物质享受的影响。你自己的办公地点可能是最自然也是最易于利用的地点,但它不一定最有助于达到会议的目的。选择会议地点应当包括对如下因素的评估:

  (1)理想的会址对绝大多数与会者来说,应该是旅程最短的(不要受级别影响而忽视大众的便利)。

  (2)首先要考虑没有打扰、噪音和其他使人分心的因素。许多业务会议安排在远离办公室的地方,以摆脱日常事务,达到集中注意力于会议的目的。不用说,适当的通风装置,空气流通,照明度,音响效果和温度调节,这些都是促成有效的会议气氛必不可少的主要条件。

  (3)与会者座椅的舒适程度和他的注意力持续时间之间有明显的相互关系。假如会议地点是租来的,应检查那里的设施和器材。便于圆桌会议参加者的器材,对大多数会议有好处。同样重要的是也应该有能使人精神振奋的设施。

  会议议程的拟定

  顾名思义,议程即是会议的程序表。议程所涵盖的除了足以实现会议目的各种议案之外,尚包括与会者姓名、会议时间以及会议地点等项目。

  主席在编排议程的时候,最好能遵守以下两个原则:

  (1)按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序,这即是说越紧要的事项越应排在议程的前端处理,越不紧要的事项则越应排在议程的后端处理。这样做的一个好处便是:就算在预定的会议时间内无法将全部议案处理完毕,但起码较紧要的议案已被处理过。那些较不紧要的议案,则可另择时间处理,或是并入下次会议中再予处理。

  (2)每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来。假如能这样做,则主席可让某些人只参与与他们有关的某些特定议案的讨论。这即是说,假如议程中明示几点几分到几点几分被分配于探讨某一议案,则主席可以故意让某些人迟到(即令某些人在涉及他们的议案被讨论之前几分钟才进入会场),也可以故意让某些人早退(即令某些人在涉及他们的议案被讨论过之后离开会场)。这样做,显然可以节省与会者的时间。不过,会场的秩序将不免受到干扰。因此,主席只能有限度地容许迟到或早退。

  有些主管在主持会议时并不准备议程,这是一种很坏的习惯。议程不仅能够规范会议的内容,而且也足以约束沟通的次序与沟通的节奏。一旦会议欠缺议程,则会议的内容势必不确定,沟通的次序势必杂乱,沟通的节奏势必太快或太慢。换句话说,欠缺议程的会议是注定不具实效的。为了改变这种不良的习惯,每一个机构都应考虑采取政策性声明,严格要求拟妥议程之后才准许开会。

  为让与会者对会议及早作准备——包括心理准备及实质准备——议程应随会议通知事先发给与会者。

  虽然并非所有会议都需要正式的议程,但是与会者至少应当事前有所了解,以便做好准备。议事日程是受到尊重还是被忽视,这与管理部门对它的利用程度是成正比的。

  但书面的议程有另一个重要好处:会议领导者将集会的目标写成书面的议程,有助于会议目的的具体化。这样,议程就能使会议按照既定轨道进行,让主持人能集中他的精力去处理参加会议人员彼此之间的相互影响。

  拟定议程的责任通常落在会议领导人的肩上。但是,人们一般对他们参加创造的事情才愿意予以支持。提前参与能使那些参加会议的人依照拟定的议程把问题看得更清楚。下面是可能有助于鼓励与会者参加的一些建议:

  (1)对将要讨论的问题要求及早思考。

  ①对问题的解决或处理,有哪些看起来是行得通的?

  ②哪些是显而易见的危险?

  ③所要讨论的问题其最后结果可能意味着什么?

  (2)如果时间允许,把参加会议者的建议合并到暂定议程里,提前分发,以征求补充意见。

  (3)提前向与会者简明介绍会议的目的,并要求他们做一些具体工作,例如抽样调查员工意见,汇集统计数字,或搜集背景资料。

  会议常因野心过大的计划而在一开始就注定失败。下面是制定实际可行的目标的一些建议:

  (4)可能的话,把议程的话题限制在同一个主题范围内。这有助于从容进行,同时使必须参加企业会议的人数减到最少。假如议程中有不同主题,可以分别安排为两个小会进行。

  (5)假如这些主题之间没有关系,要力求少安排一些话题。因为要使与会者从他很感兴趣的问题转到兴趣不高的问题上,而又始终全神贯注,是很困难的。

  (6)设法将议程话题限制为一个主要的讨论项目,辅之以不需大量准备的次要项目。

  (7)不把某些特殊的(有势力的)管理人员的“心爱项目”列入议程。

  (8)提前分发每一项议程话题的附件,以节省开会时间。这样就可以确定:每一项拿到会上讨论的话题在会前都已向与会者简明介绍。这是一种利用以前会议记录实际可行的方法。

  (9)在议程上要表明会议开多长时间。与会者知道会议不允许超过时间,就会更加积极。

  (10)对那些非常有争议的、极为复杂的或小组完全不熟悉的话题,要安排充分的时间。

  (11)要记住注意力的持续时间是有限度的。对一位实业家来说,有效的会议一般持续一个小时,当会议进行了一个半小时,就接近效果递减的临界线了。

  (12)假如会议必需开到两小时以上,应安排中间休息时间。

  (13)假如可能,要留出会后交谈和娱乐的时间。

  会议通知的派发

  很多会议召集人,常常为送发适当的会议通知而头痛。这可能是因为他们的疏忽所造成,也可能是因为他们太过匆促地决定召开会议,以致欠缺足够时间作妥善的斟酌所造成。

  一份良好的会议通知,在内容上至少应包括下列五项:

  (1)开会的时间(包括日期及起止时间)。

  (2)开会地点。倘若开会地点并非与会者所熟悉,则应附上确切的位置图及交通路线图。

  (3)会议的目标。

  (4)与会者须事先准备的事项。

  (5)其他与会者的姓名。

  一般的会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者手中,因为现代人在安排各种活动时,多半提早一个星期作规划,而且一个星期的时间大概足以做好开会前的各种准备工作。超过一个星期的会议通知比较容易被遗忘,因此当你有必要发出超过一星期的会议通知时,你最好能在开会前两、三天设法再向与会者提醒开会时间。除非是紧急会议,否则不要发出短过一星期的会议通知,因为太匆促的通知,不但令与会者来不及作好会前的准备工作,而且也很容易令他们觉得会议召集人把他们当作“呼之即来”的人物看待!

  会场的布置

  布置会议场地,应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里,倘若人数众多,则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里,假如人数不多,则最理想的安排是让每一位与会者均环绕桌子而坐,这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里,如人数不多,则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈,这样不但便于与会者与主席之间的沟通,而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多,则最好是将与会者分成若干小组,每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。

  座位编排与会议成效的高低具有密切的关系。除了座位的安排之外,在布置场地时,你仍须注意以下几项:

  (1)应先决定准不准在会场吸烟。倘若准于吸烟,则应准备烟灰缸。倘若不准吸烟,则不能让烟灰缸在会场中出现。此外,你最好能在会场中张贴不准吸烟的标志或文字。当与会人数众多时,你也可以按实际需要,将座位区分为吸烟区及非吸烟区。

  (2)如与会者之间彼此并不熟悉,则应考虑是否事先准备姓名卡片。

  (3)准备视听器材。黑板(白板)、白报纸、甚至幻灯机、投影机与放映机等应该被视为一般会议可借用的基本工具。但要特别注意的是:幻灯机、投射机与放映机所投谢出来的文字或图形,应让全部与会者都能看清楚,而且它们应准备就绪以便随时启用。

  (4)除非是较长的会议(超过一个半小时的会议),否则尽量不要提供茶点,以防与会者分心。

  (5)当议程甚短且无需作记录时,可考虑采取站立的方式开会。

  不论你对会议的规划有多详尽,不论你对会议的准备工作有多周全,倘若在开会前你对会场不作最后的审视,你都可能会功亏一篑。墨飞法则之中有一则很具警惕性:假如有任何事情可能出纰漏,则一定会出纰漏,而且就在最不应该出纰漏的时候出纰漏。基于此,在开会前的半个小时至一个小时,你最好是亲自或是派人到会场审视以下四件事是否作好:

  (1)座位是否按原定计划编排?

  (2)视听器材是否准备妥当?如果用幻灯机或投影机,则其焦距是否已事先调整妥当?如用放映机,则其焦距、音量等是否已调妥?如用麦克风,其声音效果是否事先已调好?幻灯机、投影机及放映机是否已备妥额外的灯泡?你自己或是在场的助手是否懂得对视听器材作简单的维修工作?(3)会议有关的资料是否齐全?这包括准备会中派发的资料、姓名卡片、张纸、

  铅等等。

  (4)必要的时候,再致电与会者提醒他们开会时间及地点。特别是在会议通知已发出去很久的情况下,开会前的提醒功夫,颇能产生实效。

  许多业务会议中途搁浅,因为物质上的不舒适影响思考和倾听。如果会议室没有外部干扰和噪音,空气流通,温度控制适当,思维就能最好地发挥作用。理想的会议室应该是座位不拥挤,视线好,听得清楚,照明要明亮而不耀眼。这种综合的环境条件比你想象的难以找到。

  桌椅和发言人讲台的实际布置不仅取决于开会的人数,而且取决于会议的目的:

  拍卖会:其座位安排要求全部听众能看清楚喊话人及他手中所拿的东西。由于这种会议往往处于独断独行,不需等待反应或小组讨论,因此座位布置可采用下述两种形式:

  (1)剧场式。选用现成的礼堂,或将椅子排成一行一行。开会的时间长短是至关重要的。要知道即使是最好的剧院,备有最舒适的座位,也很难期望观众集中注意力超过两个半小时,

  包括中间休息半小时。

  (2)教室式。如果需要作记录,或者是超过两小时的会,就用带写字板的椅子或布置成排桌子。两个人一张2米的桌子才适于工作以及安放玻璃杯、饮水瓶和烟灰缸——如果需要的话。(记住要使吸烟者与不吸烟者分开来坐。)桌与桌之间要保持适当距离,以便开会时座椅的搬动和参加者的走动。

  解决问题的会或培训会:这类会要求参加者彼此看得见以及看得见主持人或任何展示。这种会往往要求“共同负担”领导,座位的安排要便于鼓励个人参与和小组讨论。具有高度领导能力的人能成功地领导一个二十五人的讨论小组,但多数权威人士同意七至十二人的小组效果最佳。参加者团坐桌旁最为舒适。座位布置建议如下三种方式:

  (1)圆桌式——如每个小组限于八人以下,而且无需使用黑板或其它展示品,就可用此种形式。主要的好处是参加者能彼此看得清楚。桌子不一定是圆桌。一张长方形桌,主持人坐在桌子的一头,便于使用黑板或其它展示品。但坐在桌子另一头的人稍有不利。

  (2)马蹄形式——U字形可能是最普遍的形式。这种形式需要三张或三张以上的桌子排成U字形,主持人坐在离U字型一端稍远的第四张桌子。

  对于一个十二人的会来说,这种形式的座位布置需要一间最小为6米×9米的房间。

  (3)V字形式——这比U字形差些,但往往是唯一实际可行的解决方法。这种斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品,但坐成直行的参加者就不能彼此看得很清楚。

  讨论会:参加者如彼此认识,讨论会的效果就会更好些。如果参加者彼此陌生,则主持人和参加者都可用易于看见的名牌。

  如果你的方案要求分别开几次会或分别有几个讨论小组,就让每次会议的主持人或发言人书面提出其特殊要求。负责物质安排的人就可以汇制核对清单,详细列明每次会议需要的家具和设备,并提供给每个发言人一份以便核实。这个清单在房间备妥后,还可以仔细检查。

  会议座位的安排

  一般人走进餐厅、音乐厅、戏院或球场,都会刻意地选择最有利的位置。但奇怪的是,当他们走进教室或会议室,却往往会选择极其不利的位置。在教室内,他们尽量坐在远离讲台的位置,以便置身于教师的视野之外!在会议室内,他们多半选择令主席及其他与会者忽视他们存在的死角地带!

  何以一般人会那样不重视会议室内的座位呢?理由大概有二:第一、参与会议的人多半不了解会议对他们的事业到底有多重要,他们至多只是把会议当作日常工作的一部分看待;第二、他们认为置身在不显眼之处较为安全,也较为舒服。这是严重的错误!在前文中我们已说过,会议是说服他人接受你的意见的一种场合,也是令你获取成功的一个途径。因此,会议室内的座位应审慎选择。下列的几个原则,可供你参考采行:

  (1)切忌选择令人忽视你的存在的位置。你应选择容易令人——特别是令主席——看得见你的地方,因为能令人看得见才能引人注意,能引入注意才能受人认知,能受人认知,才能发挥影响力。假如会议桌是长方形的,则你最好是坐在面对主席的会议桌的另一端,或坐在接近主席的左右两边,以便增加你跟主席沟通的机会。倘若会议桌是带有双翼的长方形桌子,而主席坐在长方形一边的中央,则你应选择双翼末端的位置,因为在这样的位置你可以通过桌面与主席交谈,而不必通过其他与会者的头部与主席交谈。倘若会议桌是方形的或圆形的,则你应坐在面对主席的位置。

  (2)平常多观察主席在会议中的举动。假如主席有咨询邻座者意见的习惯,则要争取这个可以扮演“顾问”的角色的位置,以增加对主席的影响力。

  (3)在任何会议场合,你的顶头上司若坐在你跟主席之间的位置,则对你是极端不利的,因为主席如果朝你这方向发问,你的顶头上司势必抢走你答复的机会。你应调整位置,最好是坐在你的顶头上司的对面,因为一来主席与你对话的机会不会被你的顶头上司所垄断,二来,你在顶头上司发言之后再为他作补充时,不但全场的视线集中于你,而且你可跟顶头上司一唱一和地增加对其他与会者的影响力。

  (4)倘若会议桌上摆置投影机、放映机等视听器材,则不要坐在该等器材之后,以免令自己的位置被贬低到该等器材之下。

  (5)倘若你想在会场中选择有利的位置,则切记:不能迟到!

  (6)不论你如何选择有利的位置,有一点你必须随时留心:那就是千万别坐在主席的位置上!

  设备准备

  视听器材

  每个会议都应有效果。如果列入引起视觉和听觉兴趣的东西,成就可能更大些。

  弗兰克是一位保健用品厂的市场营销经理。在工作人员会议上他提出了许多建议和意见,但很少被照办。艾德是同一个厂的另一位市场经销经理,他的成绩就较好,弗兰克问他的老前辈为什么会这样。

  老前辈说:“你的投入是好的,但你只是说说而已。你提出的是一般的意见和想法而不是具体建设。艾德则提供数字和图表。”

  一位生产经理反复告诫他的工人在拿危险化学品时要遵循安全操作规程,但不是所有的人都听他的话。后来他弄到了一些受化学品损伤而变形的人手相片。他在下一次安全会议上出示了这些相片,而且人人都明白了。

  两家企管顾问公司竞争一家大企业的业务,一家放幻灯片来说明他们的服务。另一家用一台能把形象放映在大屏幕上的电脑,就地展现了图表——显示了客户的商业战略的潜在利益。第二家企管顾问公司给人更好印象,因而得到了这笔业务。

  一位为包装设备厂的服务经理告诉他的服务代理人员,对他们为许多顾客安装的新型机械“要提防一种模糊的呼呼转动声”。许多代理人没有注意这种声音,结果是没有做预防性检修,以致发生了代价很高的机器损坏。服务经理变得聪明了,他用录音带录下了呼呼转动声音,并在职工会上放音。现在服务代理人确切知道了应该注意听什么声音。

  1视听器材往往有利于沟通

  假如你在一个会议上讲话而又未能使人理解,就考虑视听器材吧。一个简单的图表能改变局面。

  在拿破伦垮台后的岁月里,许多法国人不相信他的失败,他们认为如果真相大白,一定是拿破伦被骗投降和流放。他们拒绝承认拿破伦在多年光辉胜利之后会犯错误。一位叫查尔士·约瑟夫·迈纳德的法国工程师知道拿破伦曾犯严重错误,并试图揭穿关于这位大帝完美无缺的神话。

  没有人相信他的话,因此他创作了一个视觉形象。这个形象由一张地图和一条能够活动穿过各个不同国家的黑色谱带组成。往右转动时,谱带宽度表示在每个地理位置上的部队人数。九月,拿破伦进入洗劫一空的莫斯科时,他的军队有10万人——用宽的谱带表示。当他撤退时,黑色谱带向西路动(与地图下面的日期和温度相连接)。移至波兰时黑色谱带狭得可怜,表示蹒跚撤退的帝国军队只剩下1万人生还。拿破伦战术上的错误——导致军队的一步步惨败——被生动地表现出来了。这个视觉形象被认为是从来没有过的最佳统计图表。这对管理人员和企业主管的教训是明显的。当沟通既有困难而又重要时,加一点额外的东西——图解、照片或任何一种视听器材来帮助说明、分析、解释或视听答辩。

  在会议上,要用言语以外的东西使人理解,包括事实和数字的文件会有所帮助,但也会分散注意力,因为每个人都单独阅读文件,翻动的图表、幻灯片、录象带和其它视听器材可以把所有目光和听力在同一时间内都集中到共同思考的问题上。而且,视听形象能使人们产生更深刻、更持久的印象。研究表明,感官摄入越多,就越能理解、记忆和重视所传达的要点。写在黑板上的事实,比仅仅高声说的事实给人的印象深刻。用线型、柱型和圆型图表象征性地说明的事实,比幻灯片显示的数字或文字更能牢固地印在人们的记忆中。彩色的形象比黑白的形象能博得人们更大的注意。图书、照片和电影能够传达文字或图表所不能传达的真实印象。

  你刺激其他人感官的方式越多——阅读,听说话,观察象征性的典型,观看情景,倾听声音等——你产生的影响就越大。作为会议取得成就的一种方式,仅仅讲话往往是不够的。

  2大量可供选择的视听器材

  范围不断扩大的从低技术到高技术的视听媒体能使你扩大影响和实现目标。

  (1)黑板。

  (2)翻动的图表。

  (3)幻灯片和电影胶片。

  (4)投影机。

  (5)录像带和电影。

  (6)电子黑板。

  (7)电脑传送的电视演出。

  (8)其它。

  个人电脑越来越多地使用于生产幻灯片及其它电视影像,包括电脑动画。有电视影像的影像带,还有移动式装置,使你能携带到顾客所在地作任何视听表演。

  除专业供应来源外,你也可以自行创作你想要的视听项目。

  3“最好的”视听器材是哪些?

  (1)使媒体与团体的大小相配。给予听众和观众的印象要适中,对于在经理办公室的一对一的会晤而言,标准大小的翻动图表可能过甚;而在旅馆的舞厅里,给一个大团体在十九英寸的电脑屏幕上放影像,又可能不足。除了传送正确的图像外,你想要确保视听器材产生感性反应的作用。是否每一个人以至那些视力与听力很弱的主管人都能看清和听到?

  对二至五人的小组,八又二分之一英寸的宣传性小册子或小型的翻动图表很适用。录音带和电影搭配的放映装置也很适用。移动的或标准的程度控制器是很好的直观器材,适用于人数极少的小组。每个人都能看清屏幕。你可以放入临时信息以显示各种不同的业务情况。

  对5~15人的团体,如要介绍新战略或重要成果,大型翻动图表或硬纸板上的图表就很好。高架放映机放映的图像适用于中型的团体。放映屏幕上显示的幻灯片、电脑胶片和电影也如此。如果电视够大,录象带就很合用。要坐在会议室后排检查一下。你能看清包括标题和数字的所有细节吗?

  如果你绘制图表,要用电子黑板而不用黑板或纸架,这种装置使你能复制和分发。

  对100人以上的团体,高架幻灯片,电影胶片和电影能博得人们的注意。屏幕必须大得足以使每个人都能看清楚。还必须有麦克风及良好的扩音系统。在大型团体里,如果你想要回馈和交流,可选用能使灯亮着的媒体,如高架幻灯片。

  熄灯的媒体如电影,对于打动消极的观众最起作用。对于极大的集体如商业展览集会或大会,专业开发的多媒体展示产生的影响很大。

  宣传小册子如果使用得当,就适用于人数可多可少的集体。不要把所有小册子一下子散发出去,因为人们可能只顾翻阅不注意你的内容。一次分发一种,以使人们配合你讲的内容一起阅读或者给每页涂色作标记,装在一个对套里,以使人们可以按照你的指点去查阅。

  (2)选择适合开会场所的媒体。在某一环境合用的视听器材,在另一环境可能不很合用,甚至根本不合用。

  在你自己的会议室或大办公室里,什么都行。

  对于在顾客所在地的会议,要选用“能运输的”视听器材,而且要不依赖于绝对安静或有可以用作投影荧幕的墙壁等条件。翻动的图表是万无一失的。备有内装荧幕的电影装置和具有大而清晰的监视荧幕的移动式电脑要好些。如果你想放映电影或使用高架幻灯片,就须自带荧幕。

  在旅馆和大会堂开会,如选用标准的媒体,就可省去自带设备的麻烦。大多数单位都有诸如图表架,高架放映机和黑板等设备。如果你想用一些特殊的东西来激起听众的赞扬,如多媒体的展出及用你自己的电脑放映图像等,就要有备用器材和装配及调试的充分时间。听众最厌烦的莫过于由糊里糊涂的放映者操纵着使用不当的设备。

  (3)选择适合会议目标的媒体。有些会议要求变动,有些会议则只要求注意,还有些会议要求回馈。你选定的视听器材可能有所帮助,也可能有所妨碍。

  如果你想要说明或加深印象,最好选择高度声像化的媒体,如电影、幻灯片、电影胶片或录放像机。

  如果你想要说服或宣传,就选用能使你把控制转换为变动的媒体。要用电影胶片或翻动图表来保持对思路的控制。然后当你准备好输入时,就转换为自由式的媒体,诸如空白的画板纸,或写在硬纸板上的问题等。

  如果你想要培养或训练,就用“被动”的媒体诸如电影和录像带慢慢来。研究表明知识技能是和亲身参与成比例的。如果你想要解决问题或设计程式,变动是必不可少的。因此,除备用的直观图像外,要用黑板,空白图表纸和每人一份的笔记本。电子黑板和带有放映装置的电脑对工作会议也是很好的选择。

  会务物品

  为了做到一切物品都在手头,应在会前及早将大部分供应品运出。每个纸箱拴一张存货管理清单,上面写上发运日期、时间和发运地点、保险号码及其它识别标志。事先应与会议地点商妥在你的工作人员到达之前接收和储存运送的物品。每个纸箱上均应清楚地标明“某年某月某日为某某公司的大会掌管”。一般运往企业外面的会址的物品为:

  (1)有公司名衔的普通信纸、白信纸和信封,以及其它特别印制的物品。

  (2)标准的打字纸。

  (3)有横格的便条纸。

  (4)标准的和特大的纸夹。

  (5)便笺簿(数量应足以供应所有登记者)。

  (6)削尖的铅笔(数量应足以供应所有登记者)。

  (7)开支帐目表、订购单和旅行申请的格式。

  (8)公司电话簿。

  (9)公司管理部门的花名册及地址。

  (10)公司内部便笺和信封。

  (11)硬纸夹。

  (12)剪刀。

  (13)钉书器及钉书钉。

  (14)尺。

  (15)工具箱,内有榔头、老虎钳、铁钉、平头钉以及其它小工具。

  (16)绳线。

  (17)铁丝。

  (18)延长电线。

  (19)透明胶带。

  (20)空白登记表格及有关材料。

  (21)会议证章和证章套。

  (22)粉笔。

  (23)奇异笔。

  (24)黑板架上用的大张空白报纸本。

  在开会场所可能难于觅到的设备,如:

  (1)有特大号铅字的打字机。

  (2)幻灯机。

  (3)电影放映机。

  (4)复印机。

  (5)口述记录机。

  (6)摄影机。

  (7)有配音的电影胶片放映机。

  (8)特制实物大模型、陈列品、模型、旗帜、牌示旗子或装饰品。

  (9)录放像机。

  (10)个人电脑。