第三单元 哈佛经理的能力


第06章 哈佛经理信息处理能力

 

  一、信息收集

  □ 信息收集的基本原则

  信息或资料这两个词因应用领域不同,而有不同的定义。综合一般说法和英文解释,信息应包含下列内容:

  (1)事实、真实(FACT):指还未经“加工”的事件所拥有的原始面貌。

  (2)消息、通知(INFORMATION):指由传达而来,已经过某种程度整理的事实。

  (3)知性、智慧(INTELLIGENCE):指由经验或理性推理而创造的事实或思考方法。

  (4)知识(KNOWLEDGE):指由发现及思考而产生的系统化概念。

  (5)报告(REPORT):指经过事实调查后,所做出的记录结果和结论。

  (6)资料、记录(DATA):指汇集事实后记录下来的所有文字。

  (7)报道、传闻(NEWS):指最新、有新闻价值的事实,和对这事实的传达。

  □ 收集动机

  在管理者开始收集资料前,要先回答以下几个问题:

  (1)你想得到哪些具体资料?

  (2)哪种资料一定要有?

  (3)哪些意想不到的地方可能藏有目标资料?

  不分主次、漫无目的永远是收集资料的人最易犯的毛病。就象你曾经不知道需要哪些信息,却连续收集一个月结果仍似懂非懂一样,总以为只要坚持收集,就能分清目标;事实上这种好运气出现的机会微乎其微。最后的结果是,你面对一堆“都有用”的资料,却不知该用什么。

  □ 系统整理

  收集动机中的例子可能并不适用于每位管理者,不过如果仔细推敲进行的步骤,其实可以归纳出五个原则:

  (1)发现不寻常的事物。不用心观察、见怪不怪是许多人丧失机会的原因。以日本人来说,在八十年代前期,常有许多情侣在传统咖啡店里相对而坐,他们既不交谈,更不“眉目传情”,根本就是漠然冷对。为什么浓情蜜意的人进了咖啡店就变样了?如果有人能进一步了解,极可能发现另一个消费市场。

  (2)亲身体验。1988年,日本推出高级国产车SIMA,每部卖价高达500万日元,却离奇地畅销,成为当年最热门车种。许多人都在思索其中的原因,而各媒体的从业人员却拚命地绕着车子的名字、配件、性能打转,起码有一半的记者连车子是什么样子都不知道,就编出了各式各样的理由来说服读者。其实这部车最大的优点是它有略似女性身体轮廓的“性感曲线”,吻合强调Body Concious的时代潮流,证明“女性化”的机械产品有市场。自诩“秀才不出门,能知天下事”的你,有时也该活动筋骨出门看看,免得被二手资料所蒙蔽。

  (3)追溯既往。任何事物都有它的时间流程,就象每个小孩都有父母、祖父母、曾祖父母一样,没有人会……凭空冒出来的,管理者要追究他的生活背景、亲人,才能了解儿童的行为模式。其它事理亦然。

  (4)扩大空间。在狭窄的环境里,许多思考被挤压的结果,造成其本质逐渐泯灭,思考的敏捷性荡然消失。与其在自己的部门里苦思,倒不如看看别的部门的流程?与其困在本行业,倒不如看看其它行业?看看其它的国家?闭门造车是会永远失败的。

  (5)用图解方式联想。当管理者感觉思维混乱时,最好拿出纸笔来,写下关键字或画些图形,借有形的图文思考,用自己的想法来启发自己。其实从现在个人电脑的普及来看,很可能将个人的原始想法输入电脑,等累积一定程度时,再利用电脑的移动功能审视、分类这些构想。用电脑整理构想时,不妨在每一行的起头订一个代号,英文字母、注音符号都可以,以方便检索和归类。

  当然,如果觉得使用电脑不方便,用卡片处理也是一种方法,只是每一张卡片只能写一件事情,才不会混淆。

  □ 收集计划

  任何一种工作都有开头和结尾,尤其在专题式收集资料的情况下,更要有“截稿”的意识,

  才能有效率地赶上工作进度。一般地,收集资料时应制定合理的计划,不管是专题式资料或长期的收集,都要有阶段性的处理,大概分三个步骤:

  1. 设定“产品”类型

  如果是长期的资料收集工作,管理者要确定未来资料建档的内容和形式;如果是专题式的资料收集,更要考虑将来要使用这些资料的方法,即要先决定最终“产品”的面貌:

  (1)是以口头说明还是书面报告报出结果?

  (2)报告书用手写就可以;

  (3)报告书必须打字处理吗?

  (4)是否要将报告书交付印刷厂印成册子?

  (5)有无附加照片、幻灯片、录像带等影像资料的必要?

  2. 合理调配时间、人才和经费

  最简单的资料收集方法,就是打电话向有关人士请教,而到图书馆带资料、到书店买书则是可以立刻行动的方式。也有人投入大笔财力和人力,在海内外各地大量地收集信息。要采用什么方式,单凭个人或团体的需要和财力而定,没有任何硬性的规定。

  3. 进行“工作过程管理”

  一个单位如何制定合适的时间表来进行进度管理是让管理者头痛的难题。根据工作经验,设定期限是进度管理的首要之务。

  (1)要判断准备收集的资料是否充足;

  (2)要专人负责,明确分工;

  (3)要清楚显示每个人的工作进度,并考核其是否已经完成。把这张表输入电脑,然后打印出来,利用各种符号注明不同的工作进度,有变化时,再用电脑修正进度情况。有了这张一览表,每个人的工作量就一目了然,可做为核算工资的参考。

  □ 收集原则

  收集资料时,即使是个人的工作,也应该有一套工作规则。一旦开始收集,就会发现大量繁杂的、各式各样的和规格不一的资料有如潮水般地四处涌现,尤其以小组形式进行工作时,到手的资料更是混淆不清。这时,工作规则是能处理这种混乱状况的唯一工具。

  统一格式是制定工作规则的主要内容,在分工越来越细的现代工作中,只有统一格式,才能同时发挥专业分工和综合表现这两种优势。一般地,统一格式可从下列四个方面着手:

  1. 统一内容规格

  根据经验,内容规格的设定最好能用文字逐条描述和记录,空口说明的效力是会逐渐消失的,白纸黑字才能存证。

  2. 统一用纸规格

  任何资料收集工作到最后都要以纸面处理收场,不管处理资料的机会再多、再进步,没有纸面资料协助,还是很难进行处理。在八十年代办公自动化热潮刚起的时候,很多人都宣告纸类将从此在办公室消失,自动化机器将取代纸类成为办公室的新宠。事实上,文字处理机和个人电脑果然成为新宠。但这些机器吞吐的纸量,却如洪水一般淹没办公室。

  要混合处理A、B两型纸规格是很麻烦的,就算放在同一尺寸的档案夹或书柜里,也会参差不齐,所以保存性的书面资料还是统一用A型纸比较容易处理。总之,开始工作前,一定要先决定用纸尺寸的统一,最理想的规格当然是A?4,不过,还是要根依工作需要而定。无论如何,统一用纸规格一定要以提高工作效率为原则,不能反客为主。

  3. 统一机器制造资料的规格

  不管资料的形式有多少种,在进行收集时总要选用一种媒体来记录。“听人讲话”也是一种方法,但是“脑”这种媒体的正确度和记录长度不但有限而且可疑,所以人们才发明文字笔

  记的方式;而最近几年打破传统文字媒体形式的工具是电子信息记录媒体。最先成为电子信息记录机的明星分别是录音机、个人电脑、文字处理机、录像机等。虽然各种不同功能、机型的新记录器陆续上场,但这些正在发展中的媒体还无法转换互用,在规格上更不统一,所以在开始收集资料时,也要选择电子媒体的规格。此外,因为各媒体优劣各异、各有长处,所以一旦决定了某一种电子媒体,就要有一用到底的决心,不要在中途任意转换。譬如说现在有人用VHS尺寸的带子作取材工具,也有人用8cm录像带记录资料,如果两者混用,在整体上会出现大的混乱。

  同样地,如果资料收集是由工作小组共同完成,那么大家使用不同的电脑规格处理信息、存入碟片,以致最后转存资料库时,一定会发生极大困难。所以收集前的规格统一整理,恐怕要多花一些时间考虑和设计。

  4. 收集到的资料最好是原始文件

  资料和任何传闻、谣言一样,只要经过人手,一定多少会变质,产生“以讹传讹”的效果。

  即使是处理同一件事情的不同报道,文章中理应相同的关键处也会出现差异,这也是管理者每天要看好几份报纸的原因。因此,在收集、引用文献和参考资料时,一定要调出原始文件,千万不要引用“别人的引用文”。虽然这样会很麻烦,但却是收集和使用资料的重要原则误用二手资料的后果都相当的严重。因此,在收集资料时,一定要找到最原始的来源,即使找不到原件,也要了解情况,确认事实。

  二、信息收集要术

  □ 信息收集的目的

  1.整理的目的在于缩短“检索时间”

  简单地说,“整理”是以缩短“检索时间”为宗旨,以提高效率为目的。“检索时间”是什么意思呢?其实它原来是电脑的专用名词,指:从查询、搜索直到获得资料的整个过程中所花费的时间。比如当你在写稿时,遇到不会写的字时,从离开书桌拿字典、到翻开字典找到你要的词汇,其间所花费的时间,便可用“检索时间”来称呼。如果仅仅为了书架外观的整洁漂亮,而在整理时,以书的大小来分类,外表上看起来也许很美观,可是当你想要找到所需要的资料时,却要颇费一番周折。反之,不以大小为分类标准,而以种类来编排的书架,虽然外表看起来凹凸不平,十分凌乱;但以“检索目的”的观点来看,却能发挥书架的真正效用,达到事半功倍的效果。

  2. 信息整理要以“个人需求”为中心

  为“个人”而作的信息整理,不必考虑他人的立场,只要自己方便使用,不管别人的看法如何,这样就是最好的整理方法。例如:百科全书的封面,原本是为了美观和收藏而设计的,如果你把它全部去掉,做为自己的枕头,而且将整套书放在容易看见的地方,甚至在书架上划上每一本书的固定位置,这是很好的做法。当然,在客厅的书架或壁炉上放套百科全书,是再好不过的装饰品了。实在不该这样地对待百科全书,但是,如果站在百科全书的本意上,你的作法才真的是“物尽其用”。毕竟,需要百科全书时,总能以最短的时间取得想要的资料。

  在信息整理上,一旦顾虑太多,就无法发挥功效。在整理时,必须以“自我需求”为原则,

  并且以缩短检索时间为目的,如此才能设计出一套适合自己的整理方法。但是,费心所设计出的整理方法,即使未参杂其它的因素,实行后,却发现所需的检索时间要比整理前更长。因此,这一套整理方法就要重新再研究了。

  3. 开始收集信息时,不要希望有“完美品”的出现

  信息整理力求简化是最好的方法。剪报时,看到认为需要的部分,就立刻撕下来,然后把剪报贴在活页纸上,等累积到某种程度后,再考虑重新分类整理。刚开始,应先考虑“什么样的信息比较适合自己?”等因素,然后订出收集的标准,还要腾出宝贵的时间去完成它。可是,如果最后发现离“完美品”还有一大段距离时,就会十分泄气。

  奉劝各位管理者,先经过一段时间的收集,再整理这些信息,千万不要以为“这是完美的信息”。毕竟,在信息整理中,“完美”是无法达到的境界。事实上,如果有“为了获得周详

  的信息整理而投入过多的时间的人,简直是傻瓜”的认同心理,再做信息整理时,大多能得

  心应手,事半功倍。而且熟能生巧,渐渐地也更能有效率地整理信息了。不断地改进之后,

  必能设计出最佳的整理方法,在不同情况下加以应用,发挥它的功效。例如,为了能高效地整理繁杂业务,你绞尽脑汁,设计出一位得力助手——“信息检索秘书”,它使你在工作时能迅速获得你所需要的信息。

  4. 信息收集以“完成目的”为出发点

  “信息检索秘书”是根据实际需要设计的。在收集各类信息时,要有严谨认真的态度。信息收集也要讲求“轻重缓急”,没有完成目的的意识,收集的信息就不具有任何意义。

  5. 信息收集的标准

  “宁短毋缺”的收集方法能使你获得一大堆的资料。但是,这是相当不明智的方法。为什么呢?这种象脱缰的野马似地收集信息,光整理就得花费很长的时间,别说“使用”了。“请

  勿不停地贮存信息,断然决定资料的取舍,更是一种智慧。”相信很多经验丰富的人都会强

  调这项原则。取舍的标准是一门大学问。收集信息时,“取舍标准”是一件十分困难的事,往往会在收集信息时造成心理阻碍。所以建议管理者不要实行“去舍标准”,而实行“采用标准”。一般人都有“获得容易丢弃难”的心理障碍,实行“采用标准”,就更能符合一般人的心理状态。不过,“采用标准”的重点,并非一开始就使用,而是资料收集到某一程度后,再根据“为何这样做”而实行“采用标准”,这时资料收集就具有实用性了。

  信息收集和整理,都以“自我目的”为前提。每隔一段时间,就得做这种“目的意识”的分

  类,然后再以“采用标准”整理所需的资料,如此绝不会产生资料取舍的困扰。完成资料的

  收集,由于取舍标准不一,不能及时利用“采用标准”,这只是具有收集意识,尚称不上有

  效率地整理资料。

  □ 信息收集的特征

  信息有如生物,随时随地衍生和扩大;尤其对现代人来说,信息的无边,就如巨大的海洋。管理者每天拿到的早、晚报,加起来的字数那么多;坐在汽车里看到的是广告;公司里公文、电话、商业资料如潮水般流过双手;休息时看到听到的尽是书本、杂志、电视节目、广播录像带厖连一本新的电脑手册都是信息家族的一员。这些数之不尽的资料似乎足以将人淹没,但实际上,一直认为与工作无关的资料大都能可以过眼即丢,想要在信息社会里过健康生活,除了大胆取舍外实无他法。

  不管是何等重要的资料,如果仅保持刚拿到手的形式,一定会因表现方式和媒体的不同,而无法归纳和应用。未经整理的资料是无法提高工作效率的。

  1. 工作效率化

  许多人在初尝资料整理术的甜头时,不禁喜上眉梢,而这种快感逐渐使很多人将资料

  整理视为嗜好而乐此不疲。当然人人有不同的嗜好,但是不能错将嗜好当工作,否则很容易又回到浪费精力和无意义的原点上。

  有很多人无限制地剪报、贴报、建档,这完全是嗜好。对工作来说,资料整理只要能够做到需要时就能找到必要的资料就行。也许你觉得,如果费时费钱去剪存一些不必要的报纸,还不如去做些对自己生活更有建设性的事。资料整理并不是信息工作的目的。它是整理各种不同规格的第一手资料,然后加以运用在工作上,以发挥整体的功能;资料整理的最终目的是“工作”,而不是“整理”。所以管理者一定要在收集来的资料中,找出一些法则,以此为武器,或创造畅销产品,或找到更有利的商机。创造利益绝对是信息工作的最终目的。

  2. 整理和保管

  资料整理可分为“整理”和“保管”两部分。“资料整理”是通过归档、剪报和索引等方法,来从事“整理保管技术”。不过这种整理保管技术大都是善后的工作。通过处理,使以后有必要时能迅速方便地获得必要资料。这个技术虽然重要,但更重要的却是如何将汇集到的资料加以活用。市面上有很多关于“资料整理”的书籍,但却过分强调整理保管的技术,容易失之偏颇。因此,兼顾活用资料和取用时迅速便利的资料整理术,可以说是资料整理和保管工作的两大动力。

  □ 信息整理的技术

  在追求信息整理技术完善的过程中,管理者脑中常会留下不愉快的感觉,这会影响工作的进度。这些感觉包括被丢掉的资料是不是真的不需要?明明记得一些有用的资料,但临到用时却记不起来、说不出口……。它容易使思考混乱、使工作出错,以致浪费时间,更严重的是增加工作的成本。因此,理想的资料整理方法,能让人保持平静、愉快的心情,并有效率地进行工作,即要符合“资料生理”。

  1. 资料生理学

  任何人在工作时,大脑都在运转,大脑工作的状况就是它的生理状况;资料整理的目的就在维持大脑清晰和明朗。为了整理大脑的思考,必须找出资料生理的规律。可是,人类的思绪总是随机而片断的,并没有系统化的管理,尤其是在令人意外的时刻经常产生新构想,紧接着又忘记。这些新构想未必马上可用,但如果能使用一套方法加以利用,很可能整理出一套完整的计划。

  要把这些杂乱无章、毫无次序的想法转变成有意义、有条理、有层次的思想体系,最重要的工具是语言,而表现的最主要手段则是文字篇章。所以,资料工作也可以说是用“语言”道具来处理问题的工作。不论是文件、书籍或报纸,全都是语言的信息源。用系统化的方法整理资料,设法转化成社会通用的法则,这就是“资料工作”。而资料整理法则须根据大脑的思考方式来设计,即创造整理的资料生理系统。这是效率化工作的成功的匙钥。人都有惰性,都不愿意处理麻烦的事。因此,在设计资料整理法时,一定要考虑这种特点。

  2. 实现低成本高效率

  “低成本”和“高效率”是管理者随时要牢记的两个基本概念。商业行为的基础就是以最小投资创造最大的利益,信息工作亦然。以整理文件为例,一般市面上卖的纸制档案夹约10元,如果有500项资料,要花500元,有2000项就要花2000元,再加上存放档案的柜子,

  仅是这些硬件就要大约几千元,对私人资料整理来说很浪费,而收效如何却仍不得而知;有很多人放弃整理资料就是因为这个因素。

  至于效率,除了检索和取用资料要快外,整理、保存资料的速度更要考虑。使用从市面上购的档案夹时,还得把文件用打洞机打洞,再贴上一份目录,填上资料的内容。此外还得把不同规格的资料做统一处理,每一道手续都繁琐而费时,每次整理资料时的不快,真让人觉得在浪费人生。一次又一次这样的费事耗时后,许多人都无法持久地整理资料,因此,一定得找出低成本而又不浪费时间的资料整理保管系统。

  3. 统一规格的意义

  圣经上说:“为了不让人互相沟通,共同建造这座高塔,免得减损神的权威,神让所有的人开始说不同的语言,不再互通声息,且争吵起来……”。这个有名的巴别塔的故事,说明了在现代社会中,如果信息规格不统一,人们就容易犯错且无法沟通。这种愚蠢的例子到处都有,以录放影机和VHS系统来说,一直到最近才有统一成VHS的趋势,显然BETA系统已经落伍,但在市面上还可以买到BETA系统的产品。这种厂商缺乏相容性,几乎就等于现代的“巴别塔”。不过VHS的音质的确没有BETA的好,日本电视公司就爱用BETA带,但是:

  信息规格的统一与否,并不在于比较各种规格的好坏,而是重视规格间的互换性;缺乏互换性的规格,会阻碍多数人自由地使用信息。

  在个人电脑的键盘设计上也出现同样的问题。现在最普及的JIS键盘并不符合生理学,因此有人发明出频繁动用拇指的键盘。而一旦熟悉了这种设计,使用人几乎就不会使用国际通用的电脑或打字机了。这就好象不管英文是不是最优秀的语言,只要它一天是国际语言,学习英语就是现代商业人的基本要求。选用电脑键盘也一样,不管性能好坏,都得使用大多数人通用且兼容的机种。

  选用大多数人使用的规格,是资料整理的基本条件。整理工作的第一步是统一规格,不同尺寸的纸张、文件是很难处理的;至少自己公司和部门使用的电脑、文字处理机,应该统一文件和报告的格式、尺寸。规格统一是信息工作最重要的原则,但实际收集来的资料却不免有大小、长短、方圆不一,因此必须事先统一规格。

  三、信息收集技巧

  □ 人事资料收集技巧

  要从“人”身上取得信息,最有效的方法是面对面沟通;通过这个方式,可以接触和证实沟通对象的所言所行,这个“人”就成为获得信息的最有利来源。

  要与人面对面沟通须注意五个基本技巧:

  1. 决定会面对象

  找到合适的咨询人选,其实并不容易。不管是纯粹访问还是想请对方配合,都要预先做准备,把有关资料备齐,制定自己的拜访目的,并写下若干要点提醒自己。然后再分析搜集来的名单,找到合适人选。这个准备工作关系到以后面对面沟通的成败,不可轻视。

  2. 订约

  订约是面对面沟通方式中最大的一个难关。就对方而言,这是一个他可以不做的工作、可以不见的约会。无端打电话与人订约,成功的机会并不大,尤其对一个素不相识的人,想要在几分钟内把自己复杂的动机解释清楚,实在很困难。许多担任营销业务工作的人,一定都有这种体验。冒味打电话联络不相识的人,有时会给对方无礼的感觉,有时不妨考虑先以信函告知。

  3. 准备工作

  在会面之前,要先把沟通对象的背景和专业调查清楚,要收集有关的资料;如果对方曾有著作出版,要大略浏览,假如对方的著作很多,就要记得翻阅第一本和最近出版的那本书刊。

  4. 拟好问题备忘录

  因为沟通时间不能太长,所以要有在最短时间内完成会面的打算。出发之前,记住在笔记本的第一页上,写下最急于解答的基本问题,做为备忘录。

  5.实际的会面沟通

  假如会面的时间是一个小时,在前30分钟之内,一定要问完所有准备好的问题,并且把要点记在笔记本上。当然在谈话过程中,如果对方允许,也可以使用录音机,但是一定要记笔记。

  □ 杂志资料收集技巧

  1. 收集资料的程序

  对资料工作者来说,在媒体报道各事件时,事件本身已经变成过去式了;知道这些过去的细节没有任何用处,重要的是工作者要能从这些纪事当中,培养出能发现更新事物的敏锐感和判断力。

  杂志文章的确有宣传时代趋势的功能,许多报纸或公车广告的大标题也隐含有这类信息,尤其是针对年轻人、主妇或职业女性的广告更不能忽略,时代的新动向总是奇妙地显现在这些人身上。阅读杂志时,碰到自己喜欢的文章,就要把出处和标题记下来,以后要使用时再找出来。除了专业人士外,一般人要买学术性的杂志,恐怕都要付出一些资金和时间成本;最好先读自己喜欢的杂志,其它特别专业的资料则要等用时再彻底地寻找。应付杂志信息膨胀最好的办法就是赶快读,许多人总是买了一堆杂志放在书桌上,一天、两天没读,到了最后只有丢弃;所以阅读杂志应抱着“现在不读,以后没机会”的态度,挤出时间来处理,不要眼睁睁地看着新杂志不断进门,读书压力不断增大。

  2. 杂志资料的取舍方法

  杂志资料的取舍和报纸的方法有些相通,基本原则都是少取不必要的,并大胆舍去。否则收集了一堆无法整理的资料,发挥不了辅助工作的作用。每一个主题所能对应到的资料已经满满当当,有关的每篇文章未必都得保存,一定要遵守这个原则:在必要时,才彻底寻找非要不可的资料。

  收集资料时,只选择和主题、资料题目有关的文章。这样收集的资料才真正有使用价值;以自己的兴趣、专业和经验来收集资料,才不致过分空泛。坚持这种取舍原则,专攻自己的专业,一定能找到无数资料。从杂志上撕下来的资料,要立刻用钉书机钉好,记下杂志名称和出版日期等,最后再放进袋状资料袋里。如此积存一段时间后,每个资料袋都如一本书,在等人、等车时,不妨取出资料审查一遍,再一次决定这些文章是否有保存的必要。

  3. 收集学术性杂志资料

  除了报纸、杂志外,还有不少资料源可利用,象证券交易所、私人收藏文库等都是可以使用的资料源。至于学术方面的最新信息,则要从学术杂志上着手;尤其是最先进的科学技术,各国研究者都争分夺秒竞相争取,有些人会想尽方法争取同一主题的研究优先权,因为这不仅和科学家个人名誉有关,而且与现代科学和工业技术密切相关,获取优先权才能取得发明权,也才能得到财富。目前科学家争取优先权,都以在权威性学术杂志发表论文的时间为准;查最新科技信息是唯一的方法。这类杂志中具有代表性者有:“Nature”、“Science”、“Proceedings of National Academy Science”等。订阅这类杂志,要和代理书商联络,平时很难买到,不然就得到政府大型图书馆或特定的研究机构图书馆去寻找。

  □ 书籍资料收集技巧

  1. 先找到购买书籍的方法

  一般地,购买书籍的方法有八点:

  (1)选择特定书店。在众多书店中,选定几家较符合自己需要者,然后定期去“巡店”。要花点时间去熟悉书店书架的摆设方式,以后找书时会方便许多。

  (2)选择专业书店。有些书店虽然小,但会营销特别的书种,书目甚至比大型书店还齐全。如能找到和自己的研究主题相应的书店,则会创造出许多利益。

  (3)利用电话确认。从广告或其它渠道发现自己需要的书籍时,最好先利用电话向书店询问,免得徒劳而返。

  (4)向出版社查询。以订书来说,一、两星期后收到书是常事,一个月后拿到也屡见不鲜。如果碰上迫切需要书的情况,真会教人心急如焚;如果情况特别紧急时,不妨直接打电话和出版社联系,了解市场的情况后,再亲自到书店去买。

  (5)邮购。如果在书店没法子找到自己所需的书,可以直接向出版社购买;不妨事先约定将快递或限时专送的邮费一并寄入,这样短期之内即可拿到书。一般来说,这样成功的比例大约是70%,订书时一定要向对方传达自己迫切需要的意图,这样出版社才会感到时间的压力,快速地为你处理。

  (6)直接购入。如果连邮购时间都想省下来的话,只要确定出版社有书,可以自己跑一趟去买。对住在都市内的人来说,这反而最节省时间。

  (7)查图书目录。每年国内都会发行一本图书年表,将前一年全国所有出版书籍的书名、作者、出版社、时间等记录下来,找书时不妨多利用这种工具。许多书店也会准备这些书籍供一般读者参考。

  (8)也可向出版社查询旧版书。在图书馆找资料时,常会找到二、三十年前的极有价值的旧书资料,想买这种书似乎只能去旧书摊找找看,能否找得到还是个未知数。其实除此外,还可以试着问出版社是否有库存,如果幸运找到,常能用很低的代价买到这种来之不易的参考书,而这些书如在旧书摊,很可能是身价不菲的。

  2. 选择利用地区图书馆

  公共图书馆可以帮助收集资料,并且大大地发挥作用。在第一线的工商界人士虽然利用图书馆的机会很少,但如果图书馆仅限于借阅畅销小说或当期杂志的话,实在很可惜。现在公共图书馆的阅览室,几乎已经变成“不读书的看书学生”的专用空间,这些学生拿这个公共空间写作业、背教科书,实在很浪费,不论如何,图书馆还是以服务读者为宗旨。

  要找出一家收藏丰富、使用方便的图书馆并不是一件容易的事,真正有用的图书馆并不多。如何选择图书馆呢?应着重考虑七个条件:

  (1)历史悠久。图书馆设立的时间愈久,收藏古版书、绝版书的可能性愈大,尤其连出版社都已经没有库存的书,很可能老图书馆都有。

  (2)藏书丰富。一个图书馆的藏书量如果没有7——12万册的话,可利用率会很低。信

  息工作,就是要在许多好资料中找到自己的目标信息。如果原资料量不够,就谈不上筛选了。

  (3)封架书表示贵重图书很多。图书馆特别封架处理的一定是贵重图书,这是市面上找不到的。

  (4)拥有良好环境的参考室。参考室中存放的大多是统计、年鉴、缩版、人名录、年报、地图等书籍、资料,这些是个人难以负担或买回收藏的书,所以好的图书馆一定要有好的参考环境,尤其要有称职的图书管理员提供咨询。

  (5)聘用优良的图书管理员。一个好的管理员,其实就是找书专家,他总是用正经、重视的态度来看待读者不经意、不明确提到的问题。一个好的管理员就象一座图书馆,他不但拥有丰富的书籍知识,而且一定要有绝佳的耐性。

  (6)能让读者大量借书的图书馆。一个好的图书馆,起码一次能让读者借五本书。

  (7)开馆时间。理想的开馆时间至少要到晚上八时以后,而且假日一定要开放,这对上班族或个人来说,都是福音。

  大学附设的图书馆也是一个重要的信息源。有些图书馆只对校友、在校生开放,有些则会对社区开放;会利用大学图书馆的人,大多都是精于资料收集的人。如果要收集特定行业的资料,不妨向社会团体的图书馆和资料中心寻找;有些企业甚至有自己的小图书馆,也是一个方便的资料来源。专门的博物馆也具有图书馆的功能,博物馆的工作人员和图书管理员一样,都有释疑的能力,是不可忽视的信息源。

  3. 有效利用图书馆的方法

  为了在最短时间里从图书馆取得最多的信息,管理者应在行前做好准备工作。现在一般图书馆都使用很传统的分类法,并不能全部囊括增加的新领域的书种,许多人在图书馆里找不到书,有时候不是个人的错,而是图书馆分类的问题。

  一般图书馆的书卡形式大约是:

  (1)依图书分类;

  (2)作者名(笔划序);

  (3)书名(笔划序)。

  4. 收集资料的注意事项

  在图书馆里找资料,大多数能让读者复印,不过要大量复印,尤其是碰到很难在市面上买到的书时,总要花上一大段等待和复印的时间。图书馆通常会把复印机固定在某个规格以便统一收费;如果复印规格和收集资料的规格不同,会增加整理上的难度;如果需要大量复印时,不妨把书借出来自己动手复印后再还书,可以省掉一些麻烦。同时要注意自己的复印尺寸,比规定尺寸小还好整理,要是尺寸太大,就得折叠,以后翻阅起来很不方便。

  四、信息整理技巧

  袋式挡案整理技巧

  资料整理系统一定要简单到连最怕麻烦的人都能持续使用,不能耗费时间、手续繁琐。 许多人都很可能有这样的经验,书桌上资料堆积如山,抽屉里则沉甸甸,自己要的文件却怎么也找不到,经过一段时间,资料越集越多,许多人越不愿去处理,就这样抱着资料日复一日;即使好不容易买了档案柜,杂乱无章的文件也跟垃圾一样,不好存放。

  大约在20年前,王先生尚未整理的资料中,单单文件、文稿一项,就叠成了一座高60

  公分、长2公尺、宽40公分的“纸山”。这座“山”有他的采访笔记、有关资料、收据、纳税证明、小手册等,没有一样是能丢的。结果他每次找资料都会造成一次“山崩”,每崩一次山,崩就更痛苦一次。日复一日,终于有一天,王先生下定决心,心想一定有办法来有效处理这些资料。

  他首先要思考的是制订出整理“纸山”的规则;即在什么条件下,可以轻松处理资料。这些条件主要有五项:

  (1)能存放资料的空间不大。必须达到“使用最小空间”的目的;

  (2)低成本地完成整理系统,最好不要超过1000元,以免影响自己的“私房钱”;

  (3)这个系统要能立刻将各类资料的尺寸统一;

  (4)这个系统要能让自己快速找到需要的资料;

  (5)这个系统能容纳以后再设的档案,是开放的,不能封闭。

  脑海里想着这五个条件,眼望着纸堆,他心想,如果用公文信封袋装起来,按类排列,只要把资料丢进去就行,这不是最简单的办法吗?“袋式档案系统”就这样诞生了。其实这种办法的思考方式和其它建档方法并没有太大差异,只是不需要花很多钱买很多档案夹,可以低成本地完成建档;同时任何资料都可“原始”地丢进纸袋即可,不需要加贴任何多余纸张。而纸袋则可使用目前最普遍的“角型2号”袋,这种纸袋到处都能买到,连A4型的资料都放得进去。这是一种复杂而吃力的处理方法,方便、省时又不浪费财力。

  袋式档案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去两公分,然后在封袋正面左方写上目录,再把资料放进袋中即可。虽然方法简易,但袋式系统有与其它系统不能相比的优点。

  □ 文件资料整理技巧

  1. 当机立断的勇气

  各式各样的文件资料、电话留言、企划表、进度书、复印本、备忘录等,正一步步淹没管理者的工作环境。在信息泛滥的时代,任何文件都要经过两种选择:

  (1)是否有保存整理的必要;

  (2)是否应该舍弃。考虑这两点后,就要马上决定处理。

  取舍的时效非常重要,很多人都觉得无所谓,可以待会儿再做,但一旦有了下次、明天、月底的念头后,人就不会处理它了;永远不要存着“暂时保留”的想法,现在不处理,以后每过一天,处理的功夫就得增加一倍。

  2. “边读边丢”法

  “无法处理”有时候就等于“不知如何处理”,心中毫无取舍的标准。整理者应该掌握一项基本原则:

  将来能再度取得的资料,当下就要丢掉。

  对商界人士来说,报纸、杂志上已经公开的一般资料,使用率并不高,反而是一些不成文章的数字、描述才是真正有用的信息。现在电脑和电话传真的通讯功能愈来愈普及,一通电话或电脑连线就能得到的资料就可以丢弃。或者退一步想,只要把非常必要的资料剪存下来,其它的叙述不看也行。报纸和杂志是很占空间的,最好是一边读就一边撕、剪、割,读完了,该留的已经处理完,其它就送进垃圾筒了事。

  拿到资料时,就应鼓起割舍的勇气,做到眼、脑、手并用。唯有如此,才不会在“垃圾”中工作。

  3. 舍弃多余的复印资料

  复印机愈来愈普及,功能愈多样化,其后果之一就是“垃圾资料”愈多。人们常说的“信息洪流”并不是多样信息满溢,而是同样信息重复出现。这种“重复信息”的盛况因为复印机的普及而更上一层楼。

  不得不复印时,尽量利用缩小功能或双面复印,以尽量节省资源。

  4. 注明出处

  任何要保存的资料,在放进资料袋前,都必须注明出处。注明出处就是要在资料上标示:何人、何时、何处。除了性能优异的电脑或智慧型文字处理机附有记忆出处的功能外,一般还是要靠手写来记录资料来源,尤其在复印书籍的部分资料时,这道手续更不可缺少。在复印部分书籍时,一定要将封面及版权页复印下来;报纸、杂志资料则一定要标明报纸、杂志名、日期、作者或发行单位。其它的商业文件在保存前至少要记下日期,日后只要翻看日志就可以查出与会人。

  5.复印文件的原始名称

  一般来说,许多公司的便条纸都印有自己公司的名称或标识,复印资料时也可把原始拥有者的名字复印出来。可以利用电脑或文字处理机打出一条1公分宽的名条,用透明胶带贴在复印机的上方或下方,这样任何复印出来的文件都会印上名条,文件就自动有了身份证明。现在利用电脑或文字处理机来写书信、文件的人愈来愈多,反而缺少特色,不妨利用复印,印上自己的名条。

  6. 制作规格化的表格

  使用规格化的表格,会让资料处理工作进行得更顺利。在办公室里常会用旅费申报表、工资明细表、估价表等固定表格,但在个人方面上却几乎没有类似的表格。一般的文具供应商或印刷厂很难个别为不同的个人设计并供应种种不同的表格;而一般个人想要求印刷厂承制极少量却多样的表格时,也必须付出极高的代价。事实上如果能灵活运用文字处理机或复印机,同样可以为自己设计专用表格。

  7. “文件资料的整理”注意事项?

  文件资料的整理有七个注意事项:

  (1)信息化的社会几乎等同于“文件社会”,因此跨入商业社会的第一步就是要善于运用文件资料;

  (2)文件资料无时无刻都处于重复、泛滥的境地,为了不让无价值的资料阻碍工作效率,当取得资料时,要立刻判断、决定取舍;

  (3)统一规格是资料整理的基础,任何资料规格都要遵守既定的格式,并持续使用,不得变更;

  (4)要统一不同规格的资料时,可借重复印机,但要节省纸资源;

  (5)在任何文件资料上,都要注明出处,以便日后引用时,能追究资料的来源、背景;

  (6)不妨将同样主题的有关资料编定成册,并加以编号,用于检索;

  (7)复印机是个人工作上最重要的辅助工具,能负担很大的工作量,但要慎防滥用。

  □ 电子资料整理技巧

  文字处理机、录音机、录像机、电脑等媒介储存的电子资料,与过去的纸资料相比,各有优缺点。

  1. 电子资料的特征

  电子资料的优点包括四项:

  (1)小型记录媒体却能收集大量资料;

  (2)易于资料的加工与重复利用;

  (3)能迅速而简单地查询、分类、整理资料内容;

  (4)使用电话即能快捷传递资料。

  不过,电子资料也有逊于纸资料的多项缺点,包括五点:

  (1)资料的输入及处理,必须通过专用机器和熟练的操作技巧,否则无法阅读;

  (2)无法从外表查知资料内容;

  (3)资料的互换性比一般文件低;

  (4)保存性不稳定,易有瞬间损失大量资料的危险;

  (5)成本比纸资料贵。

  因此,若要采用电子资料处理法,首先必须审慎考虑各自的优缺点。

  2. 电子资料的危险性

  大多数的电子资料都保存在卡带、磁碟片等磁性媒体中。电子资料本身具有挥发性,必须再转换成不具挥发性的磁性资料。将资料记录于磁性媒体中,主要是为了能迅速调阅,不过有时因操作错误,往往会发生资料遭破坏或消除的意外事故,即使是硬式磁碟片,也可能因人为疏忽而导致资料记录挥发或消失。

  事实上,我们周围充斥着许多磁性商品,如冰箱门、磁性把手、收音机、电视机、音响扩音器、磁性项链等,这些远超乎人们想象的磁性商品,有时也是破坏磁碟片资料的间接杀手,再加上地球本身即是一个巨大磁场,磁性资料长久曝露于这样的空间下,最后难免也可能会变质,这就是为什么卡带经过妥善保存,仍然会发生资料消失的原因。一定要记住:绝不可依赖电子资料的安全性。

  以随身型的文字处理机为例,它是采用IC卡为记忆媒体,一旦电池的电力不足或操作上稍有小小的失误,资料记录将会在瞬间突然消失。

  3. 电子资料的整理重点

  从电子资料的特征中,可以很清楚地了解电子资料的两项整理重点:

  (1)资料视觉化。记录电子资料不象一般文件处理,能一眼看出所有的记载文件,因此必须通过视觉上的整理,使必要的资料在必要的时间里迅速出现,如果忽略了这一点,磁性媒体就象是个资料垃圾筒,完全失去了保存的意义。

  (2)预防意外事故。为了避免因操作失当、机器故障、停电等突发事件而导致资料损失,事先制定完善的方法是相当重要的。无论是使用随身型文字处理机,还是高效率的资料处理机器,都必须具备这样的认识。

  4. 用适当的索引整理电子资料

  (1)录音带的整理。工作上的录音,主要是为了记录人的谈话内容,而绝大多数的录音带在完成文字记录后,它的功能似乎也跟着宣告终止。这并不意味着录音带缺少保存的作用,只是当内容转换成报告书后,录音带就极少有再利用的机会。相反地,商业用的谈话录音可以文字笔记或其它辅助工具来取代,“声音”并不是它追求的主要目的,因此一旦录音内容文字化之后,录音带就不再有利用价值。为了避免录音带泛滥,没有“保留声音”必要的录音带,是不需要保存的。

  (2)录音带的有效运用。如何在工作上灵活运用录音带?主要有六道工序:

  首先,准备10至20卷的录音带,一一标上NO.1……的号码,然后放进专用的“常备卡带箱”。

  准备赴外录音时,按排列顺序取出需要的录音带卷数,完成录音,用铅笔注明日期及内容。每一卷录音带最好只录一个主题。

  回到工作岗位后,先将录音内容作成笔记,再将录音带放回常备卡带箱。

  当下一次工作需要使用录音带时,则从上次未曾使用的录音带继续轮流使用,如此每一卷录音带至少保存20卷以上的使用时限,当你想再重听一遍时,录音带内容在短时间内均可保留下来,即使20卷录音带重复使用,你也能够保持录音带的“有效期限”。

  当录音带要重复使用时,别忘了将旧的索引销掉,重新标明新的索引。

  有必要长期保存的录音带,可将它的外壳丢弃,保留录音带与有关内容的文件,一齐放入标有索引的档案袋中。最后,再将新的录音带置于常备卡带箱中。

  录音带编集是指将分散于数卷录音带的录音内容,汇集于一卷录音带中。这类工作通常多由广播电台执行,一般人除了音乐歌曲之外,多半不愿代替客人从事如此繁琐的服务,因此为了避免麻烦,平时从事录音工作时,尽可能实行一卷录音带一个主题的做法。

  (3)录像带的整理。如果工作上需要录制电视节目,那么最好选择三倍速度的VHS录像带。因为一盘两小时的T—120录像带可录制6小时的节目,符合一个主题一盘录音带的原则。万一一盘录像带必须录制多个节目,那么就必须在录像带上标明所录时数,然后才能依照录像带上的时间表找寻各个录制节目,以及计算空白带的剩余量。

  有一个简单的方法是直接在录像带的边侧标上每段节目的时间和内容名称,只要查上面的索引,即可立即找出你所要的节目内容及其时间的长短。

  (4)8厘米录像带的编辑。携带8厘米录像机进行访问、调查后,录制成录像带简报,早已是日益普及化的工作方式。只是编辑录像带必须具备专门技术,同时过程也相当繁琐困难。目前SONY公司推出一种专业用的手提8厘米录像带编辑机,由于具有双卡录制功能,为避免盗录,侵犯著作权法,只好在不做宣传的情况下销售。这种编辑机的操作相当简单,只要先将时间记号打入已完成的母带中,就可依照计时表进行画面剪接。每一个画面的长度相当于1/30秒,左边的卡座放母带,右边的卡座放空白带,依据你所选择的母带画面,按下剪辑按钮后,右边的空白带即会自动将画面、文字、声音全部录下。8厘米录像机采用的金属录像带,再加上录像机本身是将色度信号与亮度信号分开处理,因此转录后的画质是否会受影响,就不得而知了,但是它高达10多万元的价格,应该属于商业用途。不过也有人建议,如果要编辑VHS录像带,可以考虑使用这种8厘米机器,因为它们之间的性质相似,画面品质较为理想。

  (5)磁碟片的整理。随着电脑普及化,磁碟片和文件一样,成为工作上不可缺少的重要资料,然而它的资料容量,却足足比纸上资料多上数百倍,只要一张小小的磁盘,就可容纳相当于100~200张A4纸的资料量。由于资料容量的增加,却使磁碟片变成资料垃圾筒,尤其碰上磁碟片愈积愈多时,就会发生找不到资料的窘况。磁碟片的功用是在于能重复记录和利用资料内容。例如当你准备将杂志上的连载汇集成单行本时,就时常利用储存于磁碟片中的原稿,重新予以修正、补充。而为了重复利用磁碟片上的资料,必须设计一种便于立即找到所需的资料的方式。

  原则上,一张磁碟片最好只记录一项主题,由于磁碟片可容纳多项资料,为避免浪费,则尽量让一张磁碟片记录同一主题的资料,然后将类似主题的磁碟片一齐放入专用的档案袋里。磁碟片资料印制成文字后,如果无法确定资料是否会再使用,则可准备另一张磁碟片予以保存,这种磁碟被称为“垃圾筒磁碟片”。处理资料时,这种“备用空间”的事先规划是相当重要的。等到垃圾筒磁碟片容量饱和时,再予以重新检查、消除,并将值得保存的内容,依其主题分别归纳存入其它的磁碟片中。

  3.5英寸磁碟片放入盒中时,它的开口部正好和一般磁碟片的位置相反,以致于索引上的文字变成上下颠倒,查询上相当不便。由于各家磁碟片厂牌的设计不一,因此在选择购买磁碟片时,最好能够统一使用某种品牌。至于何种磁碟片的设计方式最利于归档,你不妨到市面上查询、比较一番。

  (6)磁碟片的当机避免法。比起音响或录像机的卡带,磁碟片显然更能够在极短时间内立即保存或消除资料,这表示磁碟片具有相当大的危险性。很多人都曾经有过这样的经验:辛苦输入的资料,往往因一时的操作错误,在瞬间就化为乌有!既然使用电脑这种资料机器,就无法摆脱风险,那么何不让机器随时有一套补救的系统存在呢?

  1987年上市的美国苹果牌电脑附加了一种具有自动保存机能的新型软件程式Hipa.card。这种机器虽然促进套装软件的增加,但并不表示能解决所有可能发生的错误。只要随着电脑或文字处理机的硬式磁碟不断普及,资料被消失的风险就会跟着持续增加。以mackintosh为例,1984年上市的第一代3.5磁碟片容量仅有400KB,到了1987年,它的硬式磁碟容量竟高达20MB,足足比三年前进步了50倍。而随着硬式磁碟种类的增加,20MB的价格在87年底滑落至几万元左右,就连个人购买100MB的硬式磁碟都已不再是新鲜事,但这些容量足以媲美250张磁碟片的超级记忆体,一旦稍有差错,其所造成的损失恐怕难以想象。

  尽管目前市面上出现不少预防资料消失的机器,或足以使消失的资料再起死回生的软件,但硬式磁碟毕竟也是一种磁性记录媒体,它仍然会遭遇一些软件所无法抵挡的意外事故。例如大地震或搬运过程中的交通事故,都有可能导致硬式磁碟的故障或损毁。一定要注意:信息化公司应该了解,大型系统所承担的风险,小型系统也一样会发生。

  于是,备存成了最重要的观念。即使当资料已经发展到电子化时代,备存行为仍被一般人所忽视,事实上,备存即是复制,复制即是将资料提供给多数人共有,例如以多数人为对象的印刷,以少数人为对象的复印。人们习惯于这样的复制文化,却不习惯危机管理的复制——备存文化,因此才会导致资料的动辄流失。所以,所有的资料机器一开始就应该具备大范围的自动备存系统,每个人对自己的工作体系,也应该具备备存的观念及技术。

  (7)异型机种间的资料互换术

  使用电子资料最令人困扰的莫过于异型机种间的资料互换工作。以软式磁碟为例,它的规格包括8英寸、5英寸、3.5英寸及2英寸数种,它的资料密度也从IS(单面单密度)到2HD(双面高密度)等不一,再加上厂牌机种的不同,记录方法各异,彼此之间很难达到完全互换的效果。

  不过,以个人的工作范围来说,有三种方法可以弥补资料互换性的不足:

  (1)购买新机种时,选择可以和过去机种互换资料的机器。

  (2)将异型机种的资料转换成自己机种可以阅读的方式。

  (3)选择以标准规格系统来保存资料的机种。关于第一点,必须特别注意的是,即使是同一家厂商,有时刚出厂的新机种也无法阅读旧机种的资料。例如第一代文字处理机所保

  存的资料,现在的机种就没有办法阅读。关于第二点有三种方法可行:

  第一,利用资料转换服务中心转换资料。目前有一种服务公司专门将无法互换的资料转成你所希望的机种或磁碟片型式。

  第二,购买资料互换电脑或互换软件,自行变换。不过这种方法需投资数万至数十万元的费用。

  第三,使用电脑或文字处理机里的通信机能予以转换。对文字资料来说, 是最简单的方法,但必须在电脑或文字处理机附有通信机能的前提下方可进行。

  基本上,电脑或文字处理机的通信机能可以阅读规格统一的文字资料,即使机种互异,彼此也能自由交换资料。通信机能互换资料的方式有两种,一种是利用电子传送法,将A机的文件经电话输入电脑网络中,再以电子传送方式转入B机里;另一种方式则是将A机与B机直接连结于通信用的交叉通信电缆,利用两机种的通信软件来处理文件。通信机能所能互换的资料,并不只限于单纯的文字资料,因此它对异型机种的资料互换贡献,已使它成为普遍受欢迎的划时代产品。至于通信机能的装置方法,则可请教制造商或代理商。

  至于选择标准规格的系统,只是由于它的共同性,有助于各种机器的资料互换工作。今后若是想购买文字处理机,不要忘了选择可以阅读标准规格系统资料的机种。尽管文字处理机的操作性能较差,但是由于它能互换新旧机种间的资料,所以,不妨考虑购买一台价格最便宜、且具有通信机能的手提式文字处理机,作为你个人的资料互换机。

  5. “电子资料整理”注意事项

  电子资料整理应注意八点:

  (1)电子资料的整理是将看不到的保存资料加以整理,使之能一目了然;

  (2)注意资料规格的统一,并事先加以整理、保存,以便能随时调出必要的资料;

  (3)录音带的使用尽量维持“一个主题一卷卡带”的理想状况;

  (4)当录音带内容的重复使用机会不多时,在短期的保存之后,应重新利用,以避免卡带泛滥成灾;

  (5)有必要保存的录音带,贴上与主题相同的索引后,放入档案袋中;

  (6)在录像带上加注时间数据,以便清楚了解每段画面的所在位置;

  (7)磁碟片的整理最好维持一个主题的磁碟片一个档案袋;

  (8)磁碟片或硬式磁碟的资料必须备存起来。

  □ 照片资料整理技巧

  再也没有比整理照片更麻烦的事。在照片吃香的年代,每个人都小心翼翼地将照片粘贴于相册上;当傻瓜相机的时代来临时,冲印已经普及,这时胶卷和相册堆积如山,反而成了人们最头痛的问题。幸好照片具备了其他媒介所无法替代的功能,以致于未遭淘汰的命运。

  照片主要有五项功能:

  (1)捕捉瞬间的美;

  (2)弥补模糊不清的记忆;

  (3)一张照片足以传达比一百句话更多的信息;

  (4)记录鲜明的映像;

  (5)能使用于印刷媒体上。在资料工作上,照片相当重要,尤其对报纸、杂志媒体来说,照片的存在不容忽视。

  1. 以时间顺序整理照片资料

  整理文件资料的首要原则,即是要按音序的排列顺序,而在整理照片时,却应该考虑它的时间顺序。照片是记录时间过程里的一瞬间,也是冻结时间的一种记录。当看到一张照片时,脑海里首先浮现的即是“何时拍的?”所以,整理照片资料应该顺着记忆里的时间顺序排列。

  2. 整理照片资料的技术

  照片的整理工作,从底片送到冲印店冲洗时即已展开。以彩色负片为例,尽管“同步冲洗”(即冲出负片,接着便洗出照片)已成为时代新趋势,但是如果顾及整理的工作,最好还是舍弃为妙。因为不管是否拍摄成功,是否值得冲印,把所有底片同步冲洗的做法,就是一种资源的浪费。尤其是工作摄影,值得冲印的照片往往只有其中数张,利用“同步冲洗”是一大浪费。所以,当底片送交冲印店时,只须冲出负片即可,如果非要同步冲洗不可时,也莫忘了附带进行黑白压条(黑白负片一样尺寸照片)的冲印。另外,由于黑白底片本身只有黑白两色,若想从负片上判断照片的优劣,或许是一件吃力的工作,因此可先将负片制作成黑白原尺寸条块(压条),再用放大镜检查,或许效果比较理想。

  3. “照片资料的整理”注意事项

  照片资料的整理应注意五个事项?

  (1)照片资料是一种时间记录,最好能按照时间顺序来整理;

  (2)底片与黑白压条(相版)应成对放入档案袋中;

  (3)尽量少用同步冲印,仅选择有必要的画面冲放照片,并和文件资料一齐放入相同主题的档案袋中;

  (4)正片只能利用现成的整理系统加以保管;

  (5)选择摄像机磁碟片中可用的画面,转录于VHS录像带中保存起来。

  □ 人物资料整理技巧

  多数人都曾经为了整理名片或联络地址而伤透脑筋。其原因莫过于找不到一套理想的整理方法。每个人处理名片的态度及方法各有不同,有人不论是莫逆之交或一面之缘,皆把对方视为个人资产纳入通讯录中;有人只登录关系密切者的通讯地址;有人却来者不拒,甚至将它列为一种商业信息;但也有人象政治家般喜欢到处散发名片。不同职业及不同的人生观自然影响了每个人的处理方式,但是不可否认,在商业上,“人”的确是相当重要的信息来源。一个人能借着一通电话与多少人联络、扩充多少人际关系,往往可以看出一个人的工作实力,因为“人”就是最具价值的信息。

  名片及通讯录的基本整理方法有两点:

  1. 名片及通讯录的基本管理法

  在八十年代个人电脑刚刚兴起,没有人知道这个俨若魔术箱的新玩意,能对工作产生多大的助益。事实上,除了理工系的数值计算及经营管理外,电脑并未对个人工作产生巨大的改变或贡献。当电脑公司里的研究开发者绞尽脑汁想着该如何发展电脑的用途时,一度电脑曾被视为“协助业余者增长智慧”的机器,然而到了最后,电脑却走上一般商业用途,于是有关“名片吠ㄑ堵嫉墓芾í”套装软件,便不断被开发出来。

  用电脑处理人物资料,具有三大优点:

  (1)能够自由地删除或增加名单;

  (2)能够快速地查询;

  (3)能够将输入资料直接打印出来。这些都是纸资料所无法达到的优点。

  不过,以电脑管理名片或通讯录,仍有三项不可避免的缺点:

  (1)输入作业相当麻烦;

  (2)登录的资料会一年一年与日渐增,总有一天会超过容量的极限;

  (3)电脑不似通讯手册可随身携带。因此,许多人不愿意以电脑来管理现有的通讯资料,

  其唯恐将来有更理想的电子管理系统出现时,又必须重新输入资料,造成人力与时间的浪费。尽管如此,绝大多数人仍一直期待名片、通讯录的电子化,于是在去年刚刚上市的超薄型笔记簿电脑(或资料处理机),立即成为市场上的抢手货。

  有的管理者所使用的通讯手册已经沿用20余年,虽然外表陈旧不堪,至今却仍然相当有用。因此若要将名片,通讯录电子化管理,就必须设定一个至少可持续10~20年的系统。人生的20年一晃即过,整理信息也应该配合人生的计划。

  根据名片、通讯录管理的一些缺陷,现阶段要找出更理想的方法,就必须针对五个项目逐一改进:

  (1)输入所需花费时间;

  (2)资料的容量;

  (3)检索能力;

  (4)携带性;

  (5)20年后的持续性。然后再综合两项要点:?首先制作一个以“纸资料”为中心的管理系统,作为将来电子化的蓝本;?在蓝本中再制作一个可以和名片、通讯录联系的系统。

  使工作简单而不麻烦,是整理资料的大原则,如果为了整理而使事情变得更繁杂,反而是一种颠倒是非的做法。

  2. 建立“纸资料”为中心的管理系统

  传说名片最早起源于17~18世纪的欧洲,但使用最多的却是日本人。名片被视为一种

  身份地位的象征,鬃经理、鬃科长、鬃助理厖,五花八门的称谓,充分显示了人们在交换名片时所强调的地位价值观。

  (1)名片的规格。

  名片可说是最常见的文件资料,尤其它的标准规格,在整理上节省不少功夫。相对地,假若名片的规格不统一,在整理上会变得相当棘手,所以擅改名片规格的人,等于是替别人制造麻烦。名片的设计愈奇特,它的整理效率就愈低,尤其有些名片喜欢采用浓艳的色调,在复印整理时就应避免过黑,防止字迹不清楚。

  名片的印刷分为横式与竖式两种,如果考虑名片盒的收藏便利,最好还是采用横式印刷为佳。对只印公司名称的名片,应该注明业务内容的性质。

  (2)名片的再次加工。名片整理工作从接受名片的那一刻便已开始。如果无法正确读出对方的姓名或公司名称,就无法依照注音符号顺序整理名片。收到名片时,一定要注明会面的时间及日期。例如在1989年4月14日下午6:30见面,那么就在名片的一角记上“1989/04/14/1830”。数年以后,当忘记这张名片的主人是谁?在哪里见面?时,就可依照名片上注明的日期,翻阅当年记事本上的记录,很快即能确定对方的身份。

  (3)通讯录的法则。每个人都需要一本通讯录,但是以目前市面上所销售的型式来看,要整理通讯录确实不是一件容易的事。尤其是当一本通讯录准备用20年以上时,眼前几乎没有一本通讯录是合乎理想标准的。如果按注意符号来排通讯录上的姓名,所谓“张王满天下”,姓张姓王的人特别多,所以各个姓氏所占页数比例便会不同,因此考虑各姓氏使用频率的不同,必须重新制作一个理想分配通讯录,例如利用6孔活页手册,自行增减各个姓氏的页数。至于以英文字母为排列顺序的通讯手册,由于不太适合中国人的姓氏,还是及早放弃为好。如果遇上外国人或外国公司的称呼,则先译成中文,依照注音顺序排列。经常与外国人往来的人,则可在注音后面加注ABC字母索引。

  (4)电子通讯手册。通讯录是一种经常添加或删除的资料,对经常换工作的人来说,不断地删除、增加会渐渐造成通讯录的肮脏污垢。于是,电子手册便应运而生。

  电子产品对处理简单、统一的通讯资料向来得心应手,只是它的记忆容量有限,无法完全容纳日积月累的通讯资料,尤其当电子通讯手册准备使用20年以上时,它至少必须具备数MB的记忆容量,这样就必须依赖电脑或文字处理机里的硬式磁碟加以处理。利用电子机器整理通讯录时,可将需要的资料利用印表机印出,然后装订成册。对于需要修正或删除的新资料,可先于纸上作业,再定期输入电脑中更改;同样地,每隔一段时间后,就必须再打印一次全新的通讯录。

  电子手册的输入工作非常麻烦,一次要输进100人资料,这是需要很大功夫的。在记忆容量有限的情况下,应该注意两项要点:

  先输入电话及传真号码,不必输入地址;

  只要输入平时使用频率高的电话号码。如果把使用频率少的电话一并输入,既容易造成容量过大,同时也浪费了输入时间。所以,要将电话号码输入电子手册前,最好先判断它的使用频率;或是在累积一段时间之后,将使用频率低的电话号码逐一淘汰。输入电话号码时,要尽量使用代号,例如123-4567的“-”,代表电话号码,345=6799的“=”代表传真机号码,987*6543的“*”代表住宅电话。

  (5)理想的电子手册。基于对电子手册的长期使用经验,有关专家理想中的电子手册有两点要求:(1)是“超级电子手册”的基本构想。充分将纸上媒体与电子媒体结合使用,经过综合类比与计算,中间再以六孔装订手册的方式串连起来;(2)纸上媒体具有自由且迅速保持资料安全性的机能,而这正是电子资料的最大缺陷,因此超级电子手册应避开这一缺点,成为电子与纸张结合的综合媒体。

  (6)电脑通讯录。使用电脑或文字处理机整理通讯录的最大好处是提高抄写贺卡收件人姓名的效率。手提型文字处理机的最大功用是可以制造贺卡。凡是电脑通讯软件,就必定附有明信片印刷或收件人自动印刷的机能。问题是电脑的记忆容量有限,在达到饱和的情况下,每年仍得苦苦抄写那些容纳不下的人名。想要解决这个难题,不明智的方法就是把需要打印出来的收件人姓名输入电脑,把不需要打印的资料保留下来。如果人数仍然过于饱和,使用复数磁碟或IC卡,都是较好的办法。

  利用印表机打印收件人姓名时,可先利用电脑程式将姓名、地址等固定规格设定好,然后将所有人的资料一次打印出来。再将这些打印的原稿资料复印数份保存起来,以便将来还可以使用,不必浪费印表机的电脑印刷。

  3. “人物资料的整理”注意事项

  整理人物资料时,应注意八个事项:

  (1)整理名片按注音或字母顺序为原则;

  (2)名片整理分个人别、公司别、行业别三大分类系统,将名片复印三份各自归档;

  (3)整理“工作别”名片时,应该将某项工作的有关人士名片,一齐复印于一张纸上,放入该工作的档案袋中;

  (4)登记通讯录时,如果对方是普通职员,则登录他的个人资料,再附上公司名称;

  (5)纸资料通讯录易脱落遗失,应每半年或一年即全部重新复印一次;

  (6)电子化的通讯整理因考虑记忆容量有限,最好能先以纸资料结构作为系统蓝图;

  (7)利用电脑的印表机功能时,最好只输入需要打印的收件人姓名;

  (8)电子手册的资料记忆只要输入电话及传真机号码即可。